ต้นทุนขายและบริการ ต่างจาก ค่าใช้จ่ายขายและบริการ อย่างไร แล้วต้องบันทึกบัญชีอย่างไร มาดู
เวลาพูดถึงการทำธุรกิจ หลายคนอาจคุ้นเคยกับคำว่า ต้นทุนและ ค่าใช้จ่าย แต่เมื่อถึงเวลาบันทึกบัญชีจริงกลับพบว่า ค่าใช้จ่ายบางรายการไม่ได้ถูกบันทึกไว้ในหมวดเดียวกันทั้งหมด โดยเฉพาะคำที่มักสร้างความสับสนอย่าง ต้นทุนขายและบริการ กับ ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร เพราะทั้งสองรายการต่างก็เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจเหมือนกัน แต่มีหน้าที่และความหมายทางบัญชีแตกต่างกัน
ความแตกต่างนี้ไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของการเลือกชื่อบัญชีให้ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อการคำนวณ กำไรขั้นต้น (Gross Profit) การวิเคราะห์ผลประกอบการ และการจัดทำ งบกำไรขาดทุนด้วย หากบันทึกรายการผิดประเภท อาจทำให้มองเห็นต้นทุนของสินค้าหรือบริการสูงหรือต่ำกว่าความเป็นจริง และส่งผลต่อการวิเคราะห์กำไรของกิจการได้ ดังนั้น ในบทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจแบบง่าย ๆ ว่า ต้นทุนขายและบริการคืออะไร ค่าใช้จ่ายขายและบริหารคืออะไร ต่างกันตรงไหน และแต่ละรายการควรบันทึกบัญชีอย่างไร พร้อมตัวอย่างที่ช่วยให้เห็นภาพมากขึ้น
ต้นทุนขายและบริการ คืออะไร?
เริ่มจากคำว่า “ต้นทุนขายและบริการ” ก่อน โดยหลักแล้วหมายถึง ค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนที่เกิดขึ้นโดยตรงจากการจัดหาสินค้ามาเพื่อขาย หรือการให้บริการแก่ลูกค้า หากไม่มีต้นทุนส่วนนี้ ธุรกิจก็ไม่สามารถสร้างสินค้าหรือให้บริการเพื่อก่อให้เกิดรายได้ได้
สำหรับธุรกิจซื้อมา–ขายไป ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ ต้นทุนสินค้าที่ขายออกไป เช่น ร้านค้าซื้อสินค้าเข้ามาในราคา 500 บาท และนำไปขายให้ลูกค้าในราคา 800 บาท เมื่อสินค้าชิ้นนั้นถูกขาย ต้นทุน 500 บาทจะถูกนำมาคำนวณเป็นต้นทุนขาย เพื่อหาว่าธุรกิจมี กำไรขั้นต้น จากการขายครั้งนี้เท่าไร
ส่วนธุรกิจบริการก็สามารถมี “ต้นทุนบริการ” ได้เช่นกัน เช่น บริษัทรับทำเว็บไซต์ มีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยตรงกับงาน เช่น ค่าจ้างผู้รับเหมาหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะงานที่ทำงานให้กับโครงการนั้นโดยตรง ค่าใช้จ่ายลักษณะนี้สามารถนำมาพิจารณาเป็นต้นทุนของการให้บริการได้ เพราะเกิดขึ้นเพื่อให้ธุรกิจสามารถส่งมอบงานหรือบริการให้ลูกค้าได้ สรุปง่ายๆ ถ้าค่าใช้จ่ายนั้นเกี่ยวข้องโดยตรงกับ “สิ่งที่เราขายหรือบริการที่เราส่งมอบให้ลูกค้า” ก็มีโอกาสเป็นต้นทุนขายและบริการ
แล้วค่าใช้จ่ายขายและบริหารคืออะไร?
เมื่อมีต้นทุนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการขายสินค้าและบริการแล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายอีกกลุ่มหนึ่งที่ธุรกิจต้องจ่ายเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น นั่นคือ ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร หรือที่มักเรียกว่า ค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร (Selling and Administrative Expenses)
ค่าใช้จ่ายกลุ่มนี้ไม่ได้เกิดขึ้นโดยตรงจากตัวสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบให้ลูกค้า แต่เป็นค่าใช้จ่ายที่ช่วยสนับสนุนการขาย การบริหาร และการดำเนินงานของบริษัท เช่น เงินเดือนพนักงานฝ่ายขาย ค่าโฆษณา ค่าเดินทางไปพบลูกค้า ค่าเช่าสำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค ค่าอุปกรณ์สำนักงาน หรือค่าบริการด้านธุรการ
ลองนึกภาพง่าย ๆ ว่า ร้านขายสินค้าแห่งหนึ่งซื้อสินค้ามาในราคา 500 บาท และขายออกไป 800 บาท ต้นทุน 500 บาทคือ “ต้นทุนขาย” แต่ถ้าร้านจ่ายค่าโฆษณา Facebook เพื่อโปรโมตร้านอีก 50 บาท ค่าโฆษณานี้ไม่ได้เป็นต้นทุนของสินค้าที่ขายไปโดยตรง แต่เป็น ค่าใช้จ่ายในการขาย เพราะมีหน้าที่ช่วยสนับสนุนให้เกิดยอดขาย
ดังนั้น จุดสำคัญที่ใช้แยกสองรายการนี้คือ “ค่าใช้จ่ายนั้นเกิดขึ้นโดยตรงเพื่อให้เกิดสินค้าหรือบริการที่ขายหรือไม่” หากใช่ มีแนวโน้มเป็นต้นทุนขายและบริการ แต่ถ้าเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อสนับสนุนการขายหรือบริหารกิจการโดยรวม ก็มีแนวโน้มอยู่ในกลุ่มค่าใช้จ่ายขายและบริหาร
ต้นทุนขายและบริการ กับ ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร ต่างกันอย่างไร?
ถ้าจะจำให้เข้าใจง่ายที่สุด ให้ดูจาก ความสัมพันธ์ระหว่างค่าใช้จ่ายกับสินค้าหรือบริการที่ขาย เป็นหลัก ต้นทุนขายและบริการ เป็นค่าใช้จ่ายที่สัมพันธ์โดยตรงกับสินค้าหรือบริการที่กิจการขาย หากมีการขายหรือให้บริการ ต้นทุนในส่วนนี้ก็จะถูกนำมาคำนวณเพื่อหากำไรขั้นต้น เช่น สินค้าที่ซื้อมาเพื่อขาย วัตถุดิบที่นำไปใช้ผลิตสินค้า หรือค่าแรงที่เกิดขึ้นโดยตรงจากการให้บริการบางประเภท
ในขณะที่ ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร เป็นค่าใช้จ่ายที่ช่วยสนับสนุนการดำเนินธุรกิจ ไม่ได้ผูกกับสินค้าหรือบริการแต่ละรายการโดยตรง เช่น ค่าโฆษณา เงินเดือนพนักงานสำนักงาน ค่าเช่าสำนักงาน หรือค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร
ความแตกต่างนี้มีความสำคัญต่อการอ่าน งบกำไรขาดทุน เพราะโดยทั่วไปจะนำรายได้จากการขายหรือบริการมาหักด้วยต้นทุนขายและบริการก่อน เพื่อหากำไรขั้นต้น จากนั้นจึงนำค่าใช้จ่ายขายและบริหารมาหักต่อ เพื่อดูผลกำไรจากการดำเนินงาน
ตัวอย่างเช่น
- รายได้จากการขาย = 100,000 บาท
- ต้นทุนขาย = 60,000 บาท
- กำไรขั้นต้น = 40,000 บาท
- ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร = 25,000 บาท
- กำไรจากการดำเนินงาน = 15,000 บาท
จะเห็นว่า หากนำค่าใช้จ่ายขายและบริหารไปปนกับต้นทุนขายทั้งหมด เราจะไม่สามารถมองเห็น “กำไรขั้นต้น” ของธุรกิจได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจทำให้การวิเคราะห์ว่าธุรกิจขายสินค้าได้กำไรดีแค่ไหน หรือมีค่าใช้จ่ายในการบริหารสูงเกินไปหรือไม่ ทำได้ยากขึ้น
แล้วต้องบันทึกบัญชีอย่างไร?
เมื่อเข้าใจความแตกต่างแล้ว ขั้นต่อไปคือการบันทึกบัญชี โดยหลักการจะต้องพิจารณาก่อนว่า รายการที่เกิดขึ้นเป็น สินทรัพย์ ต้นทุน หรือค่าใช้จ่าย และเกี่ยวข้องกับการขายหรือการให้บริการในลักษณะใด
ตัวอย่างกรณีซื้อสินค้ามาเพื่อขาย หากกิจการใช้ระบบสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System) การซื้อสินค้าเข้ามาโดยทั่วไปจะบันทึกเป็นสินค้าคงเหลือก่อน เช่น
- เดบิต สินค้าคงเหลือ 50,000 บาท
- เครดิต เงินสด/เจ้าหนี้การค้า 50,000 บาท
เมื่อมีการขายสินค้า และสินค้าถูกส่งมอบให้ลูกค้า จึงต้องบันทึกทั้ง “รายได้” และ “ต้นทุนขาย” เช่น
บันทึกรายได้จากการขาย
- เดบิต เงินสด/ลูกหนี้การค้า 80,000 บาท
- เครดิต รายได้จากการขาย 80,000 บาท
บันทึกต้นทุนขาย
- เดบิต ต้นทุนขาย 50,000 บาท
- เครดิต สินค้าคงเหลือ 50,000 บาท
ส่วนค่าใช้จ่ายขายและบริหาร เช่น จ่ายค่าโฆษณา 5,000 บาท ก็จะบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ เช่น
- เดบิต ค่าโฆษณา 5,000 บาท
- เครดิต เงินสด/เจ้าหนี้การค้า 5,000 บาท
อย่างไรก็ตาม การเลือกบัญชีและวิธีบันทึกจริงอาจแตกต่างกันตามลักษณะธุรกิจ ระบบสินค้าคงเหลือ นโยบายบัญชี และรายละเอียดของรายการ ดังนั้นควรพิจารณาเนื้อหาของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการประกอบ ไม่ควรตัดสินจากชื่อค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียว
แล้วถ้าเป็นระบบ Periodic ต้องบันทึกบัญชียังไง?
นอกจากระบบ Perpetual แล้ว ยังมีอีกวิธีที่เรียกว่า Periodic Inventory System หรือการบันทึกสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด ซึ่งวิธีนี้จะ ยังไม่บันทึกต้นทุนขายทุกครั้งที่มีการขายสินค้า แต่จะรวบรวมรายการซื้อไว้ก่อน แล้วค่อยคำนวณต้นทุนขายเมื่อสิ้นงวดบัญชี
ยกตัวอย่างง่าย ๆ หากกิจการซื้อสินค้ามา 50,000 บาท จะบันทึกว่า
- เดบิต ซื้อสินค้า 50,000 บาท
- เครดิต เงินสด/เจ้าหนี้การค้า 50,000 บาท
เมื่อขายสินค้าให้ลูกค้า 80,000 บาท จะบันทึกเฉพาะรายได้จากการขายก่อน
- เดบิต เงินสด/ลูกหนี้การค้า 80,000 บาท
- เครดิต รายได้จากการขาย 80,000 บาท
ในตอนนี้ ยังไม่บันทึกต้นทุนขาย เพราะยังไม่ได้คำนวณว่าสินค้าที่ขายออกไปมีต้นทุนเท่าไร เมื่อถึงสิ้นงวด กิจการจะตรวจนับว่ายังมีสินค้าเหลืออยู่เท่าไร แล้วจึงนำข้อมูลมาคำนวณต้นทุนขาย เช่น ต้นทุนขาย = สินค้าต้นงวด + ซื้อสินค้า - สินค้าปลายงวด
ตัวอย่าง
- หากมีสินค้าต้นงวด 20,000 บาท ซื้อเพิ่ม 50,000 บาท และเมื่อสิ้นงวดตรวจนับพบว่าสินค้าเหลือ 15,000 บาท
- ดังนั้น ต้นทุนขาย = 20,000 + 50,000 - 15,000 = 55,000 บาท
พูดง่าย ๆ คือ Periodic จะรวบรวมข้อมูลไว้ก่อน แล้วค่อยหาต้นทุนขายตอนสิ้นงวด ต่างจาก Perpetual ที่มีการบันทึกต้นทุนขายทันทีเมื่อขายสินค้านั่นเองค่ะ
จุดที่มักบันทึกผิด และควรระวัง
ปัญหาที่พบได้บ่อยคือการนำค่าใช้จ่ายทุกอย่างที่ “เกี่ยวข้องกับการขาย” ไปบันทึกเป็นต้นทุนขายทั้งหมด เช่น ค่าโฆษณา ค่าคอมมิชชัน หรือเงินเดือนพนักงานฝ่ายขาย ทั้งที่รายการเหล่านี้อาจมีลักษณะเป็นค่าใช้จ่ายขายมากกว่า
อีกกรณีคือธุรกิจบริการที่มีต้นทุนเกิดขึ้นระหว่างการทำงาน แต่ไม่ได้แยกต้นทุนของแต่ละงานอย่างชัดเจน ทำให้ภายหลังไม่สามารถวิเคราะห์ได้ว่า งานไหนทำกำไร งานไหนมีต้นทุนสูง หรือราคาที่ตั้งไว้เหมาะสมกับต้นทุนจริงหรือไม่
ดังนั้น การจัดหมวดหมู่บัญชีให้เหมาะสมตั้งแต่ต้นจึงมีประโยชน์มาก โดยเฉพาะธุรกิจที่มีสินค้าและบริการหลายประเภท เพราะข้อมูลจากบัญชีไม่ได้มีไว้เพียงเพื่อจัดทำรายงานทางการเงินเท่านั้น แต่ยังสามารถนำมาใช้วิเคราะห์และวางแผนธุรกิจได้ด้วย
สรุป
ต้นทุนขายและบริการ กับ ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร แม้จะเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการทำธุรกิจเหมือนกัน แต่มีบทบาทแตกต่างกันอย่างชัดเจน ต้นทุนขายและบริการจะเกี่ยวข้องโดยตรงกับสินค้าหรือบริการที่กิจการขายหรือส่งมอบให้ลูกค้า ส่วนค่าใช้จ่ายขายและบริหารจะเป็นค่าใช้จ่ายที่ช่วยสนับสนุนการขายและการบริหารกิจการโดยรวม
การแยกสองรายการนี้ให้ถูกต้องจึงมีผลโดยตรงต่อการคำนวณ กำไรขั้นต้น การวิเคราะห์ต้นทุน การจัดทำงบกำไรขาดทุน และการวางแผนธุรกิจ โดยเฉพาะในธุรกิจที่ต้องการควบคุมต้นทุนและติดตามผลกำไรอย่างใกล้ชิด
สำหรับผู้ที่กำลังศึกษาเรื่อง การบันทึกบัญชี รายได้ ค่าใช้จ่าย ต้นทุนขาย สินค้าคงเหลือ งบกำไรขาดทุน หรือบัญชีแยกประเภท การเข้าใจความแตกต่างของแต่ละหมวดบัญชีตั้งแต่พื้นฐาน จะช่วยให้มองภาพรวมของระบบบัญชีได้ง่ายขึ้น และทำให้การนำข้อมูลทางบัญชีไปวิเคราะห์ธุรกิจมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม เพราะสุดท้ายแล้ว บัญชีที่ดี ไม่ได้มีหน้าที่แค่บอกว่าธุรกิจมีรายได้และค่าใช้จ่ายเท่าไร แต่ยังช่วยตอบคำถามสำคัญว่า เราขายอะไรแล้วได้กำไรเท่าไร ต้นทุนอยู่ตรงไหน และมีค่าใช้จ่ายส่วนใดที่ควรบริหารจัดการให้ดีขึ้น