ระบบรับวางบิล (Billing Note)
ในการทำธุรกิจที่มีการซื้อ ขาย ผู้ซื้อจะต้องมีจ่ายชำระค่าสินค้าหรือบริการให้กับผู้ขาย สำหรับธุรกิจที่จะต้องมีการรับวางบิลก่อนชำระค่่าสินค้าหรือบริการ ระบบนี้จะช่วยจัดการเอกสารการวางบิลจากผู้ขายหรือผู้วางบิลได้เป็นอย่างดี เมื่อมีการซื้อขายเกิดขึ้นผู้ขายได้ไปวางบิลให้แก่ผู้ซื้อหรือผู้รับวางบิล และผู้ซื้อได้รับเอกสารวางบิลจากผู้ขาย ผู้ซื้อก็สามารถจัดการเอกสารการวางบิลของผู้ขายและสามารถอัพเดตข้อมูลการวางบิลเข้าสู่ระบบรับวางบิลได้เลย หลังจากนั้นผู้วางบิลก็สามารถเข้ามาตรวจสอบและยืนยันข้อมูลในระบบรับวางบิลได้ โดยระบบนี้จะเน้นความสะดวกและแม่นยำในการบันทึกข้อมูลใบวางบิล การตรวจสอบ การอนุมัติ การบันทึกประวัติสถานะ และการออกรายงาน ไม่ว่าจะออกรายงานในรูปแบบ PDF Excel หรือสามารถ Export to ERP ได้โดยตรง ทั้งนี้ระบบรับวางบิลจะช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้อีกด้วย
ระบบรับวางบิลรองรับ 2 ภาษา
ระบบรับวางบิลรองรับ 2 ภาษา คือ ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ผู้รับวางบิลที่จัดการข้อมูลรับวางบิลหลังบ้าน และผู้วางบิลที่ตรวจสอบข้อมูลการวางบิลหน้าบ้านก็สามารถใช้งานได้ทั้ง 2 ภาษา เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน และความเป็นสากลของระบบ
ระบบรับวางบิล 2 ภาษา
จัดการข้อมูลในระบบรับวางบิลได้ตามต้องการ
สำหรับผู้ดูแลระบบรับวางบิลสามารถจัดการข้อมูลในระบบรับวางบิลได้ตามต้องการ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มข้อมูล Supplier เพื่อเอาไว้ใช้ระบุว่าผู้วางบิลคือใคร, การกำหนด User สำหรับ Supplier เพื่อให้ผู้วางบิลสามารถ login เข้ามาตรวจสอบเอกสารวางบิลและติดตามสถานะเอกสารเองได้, การกำหนดวันครบกำหนดวางบิล (Billing Due Date) เพื่อแจ้งให้ผู้วางบิลได้ทราบว่าผู้วางบิลจะต้องยืนยันการวางบิลตามช่วงวันที่กำหนด ,และรวมไปถึงการกำหนด Content ต่างๆ เช่น ข่าวสารของบริษัท การอัพเดตรอบการรับวางบิลของแต่ละปี เป็นต้น โดยผู้ดูแลระบบ (admin) สามารถออกแบบ content ที่ต้องการและอัพเดตขึ้นระบบรับวางบิลเองได้เลย
หน้าจัดการข้อมูลหลังบ้าน ระบบรับวางบิล
จัดการข้อมูลใบรับวางบิลทั้งการคีย์ Manaul และ Import File
เมื่อได้รับเอกสารวางบิลแล้ว ในระบบรับวางบิลสามารถคีย์ข้อมูลได้ทั้งแบบ Manual หรือสามารถ import file Billing Note เข้าไปในระบบได้้เลยในกรณีที่มีรายการวางรับบิลเป็นจำนวนมาก ทั้งนี้ก็จะมี Termplate แบบมาตรฐานเอาไว้ใช้สำหรับระบุข้อมูล เพียงแต่แค่นี้ก็สามารถ import รายการรับวางบิลเข้าสู่ระบบได้ง่ายๆ โดยฟีเจอร์นี้จะอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งานระบบรับวางบิลได้เป็นอย่างดี ไม่ต้องเสียเวลาระบุข้อมูลรับวางบิลทีละรายการ
การ Import Billing Note
การส่งออก (Export) ข้อมูลในระบบรับวางบิลไปใช้งานต่อ
ในระบบรับวางบิลสามารถเรียกดูข้อมูลได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการดูข้อมูลในรูปแบบหน้าเว็บ, รูปแบบ PDF, รูปแบบ Excel, หรือสามารถส่งออก (Export) ข้อมูลรับวางบิลไปยังโปรแกรม ERP หรือโปรแกรมที่ต้องการได้ โดยการดูรายงานหรือส่งออก (Export) ข้อมูลเหล่านี้เพียงแค่กรองข้อมูล (filter) ตามที่ต้องการและกดปุ่มส่งออก (Export) ต่างๆตามที่มีในระบบก็จะได้ข้อมูลตามที่ต้องการ สำหรับข้อนี้หากผู้ดูแลระบบหรือรับวางบิลต้องการดูภาพรวมของรายการในระบบ หรือต้องการนำข้อมูลรับวางบิลไปใช้งานต่อก็สามารถใช้ฟังก์ชั่นการส่งออก (Export) ได้เลย
การ Export ใบรับวางบิล
อัพเดตข้อมูลข่าวสารของระบบรับวางบิล
หน้าอัพเดตข่าวสาร
ฟีเจอร์จดจำ User Login เข้าใช้งาน และฟีเจอร์ลืมรหัสผ่าน ในระบบรับวางบิล
สำหรับ User หรือผู้วางบิลที่ต้อง login เข้าใช้งานในระบบรับวางบิล โดยระบบจะมีฟีเจอร์การจดจำ (Remember Me) การ Login เข้าใช้งานของ User หาก User ต้องเข้ามาตรวจสอบเอกสารที่ได้วางบิลไปก่อนหน้านี้แล้วว่ามีการอัพเดตเอกสารเข้าระบบแล้วหรือยังก็สามารถกดเข้าสู่ระบบเพื่อตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้้องได้เลย แต่หากจะต้องมีการเข้าสู่ระบบบ่อยครั้ง หรือนานๆครั้งจะเข้าสู่ระบบ แล้วไม่อยากจะต้องใส่ User Password ทุกครั้ง ก็สามารถใช้งานฟีเจอร์ Remember Me ได้เลย แต่หากว่า User ลืมรหัสผ่านก็สามารถ Reset รหัสผ่านใหม่ได้ด้วยตนเองที่ Lost password
ฟีเจอร์จดจำการเข้าใช้งานของ User
User หรือผู้วางบิลอัพเดตข้อมูลใหม่ได้ด้วยตนเองที่ My account
เมื่อแอดมินของระบบรับวางบิลทำการสมัคร User ให้กับผู้วางบิลและได้ส่งรายละเอียดการเข้าสู่ระบบให้แล้ว หากผู้วางบิลต้องการตรวจสอบข้อมูลหรือแก้ไขข้อมูลใหม่ ก็สามารถเข้ามาแก้ไขได้ที่เมนู My account ของระบบรับวางบิล ไปที่ Edit Data หรือหากไม่ต้องการแก้ไขก็สามารถใช้เมนูอื่นๆได้ เช่น ถ้าต้องการดูรายการวางบิลของตนเองก็ไปที่ My Billing Note ได้เลย
หน้า My Account
ตรวจสอบรายการ ยืนยันรายการ และติดตามสถานะการวางบิล
ในระบบรับวางบิลจะมีเมนูให้ User หรือผู้วางบิลเข้ามาตรวจสอบรายการวางบิล หากข้อมูลถูกต้อง ก็สามารถกดยืนยันรายการวางบิลได้ด้วยตนเองเพื่อเป็นการยืนยันการวางบิลให้ผู้รับวางบิลได้ทราบอีกครั้ง และในระบบก็ยังสามารถติดตามสถานะของเอกสารวางบิลได้อีกด้วยว่าตอนนี้อยู่ขั้นตอนไหนแล้ว อีกทั้งที่หน้า My Billing Note สามารถที่จะกรองข้อมูล (filter) รายการใบวางบิลได้ไม่ว่าจะเป็นจากสถานะเอกสาร จากวันที่ หรือจากเลขที่เอกสารก็สามารถทำได้
ส่งออก (Export) รายงานใบวางบิล
ในระบบรับวางบิล หากผู้วางบิลต้องการส่งออก (Export) หรือออกรายงานการวางบิลในระบบก็สามารถทำได้ โดยรายงานในระบบจะมีแบบหน้าเว็บ, รายงาน PDF, รายงาน Excel ทั้งนี้จะเลือกกรองข้อมูล (filter) รายการวางบิลจากสถานะ วันที่ หรือเลขที่เอกสารก็สามารถทำได้ทั้งหมด เรียกได้ว่าอำนวยความสะดวกสำหรับผู้ใช้งานสุดๆ
หน้า Export ข้อมูล Billing Note
ฟีเจอร์สำคัญของระบบรับวางบิล
1. การจัดการข้อมูลในฝั่งลูกค้า (Front End)
-
การเข้าถึงระบบสำหรับ Supplier:
Supplier สามารถเข้าสู่ระบบได้ง่ายด้วย Username และ Password พร้อมระบบเปลี่ยนรหัสผ่าน และการรีเซ็ตรหัสผ่านหากลืม -
การดูและค้นหารายการใบวางบิล:
Supplier สามารถตรวจสอบข้อมูล Billing Note และประวัติการวางบิล พร้อมเครื่องมือค้นหาขั้นสูงและตัวกรองที่ปรับแต่งได้ -
การวางบิลรองรับใบแจ้งหนี้ ที่มีทั้งใบลดหนี้:
Supplier สามารถตรวจสอบข้อมูล ใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ ในใบวาง ที่ส่งเข้ามาในระบบ เพื่อปรับยอดรับชำระที่ถูกต้อง -
Supplier สามารถติดตามสถานะของใบวางบิล ของบริษัทตัวเองได้:
Supplier ติดตามสถานะ Billing Note สามารถยกเลิกและส่งใบวางบิลได้ใหม่ ก่อนที่ทางบริษัทจะรับเรื่อง -
การ Export ข้อมูล:
รองรับการ Export ใบวางบิลเป็นไฟล์ Excel หรือ PDF และสามารถแยกตามรหัส Vendor เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างละเอียด -
ระบบแจ้งเตือนรอบการวางบิล (Billing Due Date):
Supplier จะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับรอบระยะเวลาที่ต้องวางบิล พร้อมสามารถยืนยันข้อมูลผ่านระบบได้โดยตรง -
การออกแบบ Responsive:
รองรับการใช้งานผ่านทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน โดยปรับรูปแบบหน้าจอให้เหมาะสมโดยอัตโนมัติ
2. การจัดการข้อมูลในฝั่งผู้ดูแลระบบ (Back End)
-
การสร้างและแก้ไข Billing Note:
ผู้ดูแลสามารถสร้างหรือแก้ไขใบวางบิลด้วยการระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น วันที่ครบกำหนด, ชื่อ Vendor และจำนวนเงิน รวมถึงตรวจสอบสถานะของเอกสารได้ง่าย -
การนำเข้าและส่งออกข้อมูล:
รองรับการ Import ข้อมูลจากไฟล์ Excel และการ Export ไปยัง Excel, PDF หรือระบบ ERP ภายนอก -
ประกาศรอบดิลประกาศกำหนดรอบการดิล:
รองรับการ การกำหนดวันรับวางบิล และ กำหนดวันรับชำระตามนโยบายของบริษัท พร้อมระบบประกาศและแจ้งไปยัง supplier -
การจัดการรอบระยะเวลาวางบิล (Billing Due Date):
กำหนดช่วงเวลาการวางบิลและปรับเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างยืดหยุ่น พร้อมตัวเลือกค้นหาและแก้ไข -
การจัดการ Supplier:
เพิ่ม แก้ไข หรือบล็อก Supplier ได้ พร้อมระบบ Import ข้อมูล Supplier จากไฟล์ภายนอก -
การจัดการ Payment Terms แยก Supplier แต่ละเจ้าได้:
จัดการ Payment Terms ตาม Supplier ได้ -
การกำหนดสิทธิ์การใช้งาน (ACL - Access Control List):
ผู้ดูแลสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลหรือโมดูลต่างๆ ตามบทบาทของผู้ใช้งานได้ เช่น การดู การแก้ไข หรือลบข้อมูลในแต่ละส่วน -
การกำหนดการทำงานของพนักงานของบริษัทได้:
กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล และจัดการ ใบวางบิล ตามบทบาทของผู้ใช้งานได้ เช่น การดู การแก้ไข หรือลบข้อมูลในแต่ละส่วน -
จัดการปรกาศข่าวสารของทางบริษัท:
ทางบริษัทสามารถใช้ระบบนี้เป็นช่องทางในการประกาศข่าวอื่นๆของทางบริษัท เป็นระบบ CMS ที่รองรับ ลงบทความ ทำ slide show
3. ฟีเจอร์พิเศษสำหรับการสื่อสารและนำเสนอ
-
การอัปเดตข่าวสารและบทความ:
มีระบบเพิ่มบทความหรือข่าวสารผ่านหน้าเว็บไซต์ เพื่อการสื่อสารข้อมูลสำคัญไปยังผู้ใช้งานได้ทันที -
การจัดการสไลด์โชว์:
ผู้ดูแลสามารถเพิ่มและแก้ไขภาพสไลด์โชว์ในหน้าเว็บไซต์ เพื่อการนำเสนอข้อมูลที่ทันสมัยและดึงดูดผู้เข้าชม -
รองรับหลายภาษา (Multi-Language):
ระบบรองรับการใช้งานได้หลายภาษา เพื่อเพิ่มความสะดวกให้แก่ผู้ใช้งานหลากหลายกลุ่ม
ฟีเจอร์เพิ่มเติมที่น่าสนใจ
-
ระบบบันทึกประวัติการใช้งาน (Activity Log):
เก็บข้อมูลประวัติการทำงาน เช่น การยืนยันเอกสารหรือการแก้ไขข้อมูล โดยผู้ดูแลสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ -
ระบบการยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน (Two-Factor Authentication):
เพิ่มความปลอดภัยในการเข้าสู่ระบบ -
การกำหนดค่าการแสดงผล (Customizable Views):
ผู้ดูแลสามารถปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลใน Back End ให้เหมาะสมกับความต้องการ -
การสำรองข้อมูล (Backup Integration):
ระบบรองรับการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูลสำคัญ -
ฟีเจอร์การค้นหาขั้นสูง (Advanced Search):
ค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำด้วยตัวกรองหลายรูปแบบ
ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้งาน
-
ลดความซับซ้อนของกระบวนการวางบิลและการจัดการข้อมูล
-
เพิ่มความปลอดภัยด้วยระบบควบคุมสิทธิ์ (ACL) และการยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน
-
รองรับการทำงานแบบอัตโนมัติด้วยฟีเจอร์ Import และ Export
-
ส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพผ่านหน้าเว็บไซต์
-
สร้างความสะดวกให้แก่ Supplier ในการตรวจสอบข้อมูลและยืนยันใบวางบิล
ระบบรับวางบิล (Billing Note) เป็นโซลูชันครบวงจรที่ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่ ด้วยฟีเจอร์ที่ทันสมัย และการออกแบบ Responsive รองรับทุกอุปกรณ์ และเป็นระบบที่ช่วยจัดการกระบวนการเกี่ยวกับเอกสารใบวางบิล (Invoice) ระหว่างธุรกิจและคู่ค้า โดยมุ่งเน้นให้กระบวนการทำงานเป็นระเบียบ รวดเร็ว และมีความแม่นยำมากขึ้น ระบบนี้ออกแบบมาเพื่อช่วยเหลือทั้งฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี และคู่ค้าหรือ Supplier ในการส่งและรับข้อมูลการวางบิลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การสร้าง การส่ง การตรวจสอบ ไปจนถึงการอนุมัติและจัดเก็บข้อมูลในระบบดิจิทัล
ฟังก์ชันสำคัญของระบบรับวางบิล ในส่วนของผู้รับวางบิล ประกอบด้วย การรับเอกสารวางบิลจากผู้วางบิล การบันทึกข้อมูลรับวางบิลเข้าสู่ระบบ การกำหนดวันที่สำหรับการยืนยันเอกสารวางบิลในระบบ การดูประวัติการยืนยันรายการของผู้วางบิล จนรวมไปถึงการรองรับการส่งออกข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล เช่น Excel หรือ PDF รวมถึงการเชื่อมโยงข้อมูลกับซอฟต์แวร์ ERP เพื่อให้ธุรกิจสามารถติดตามและบริหารจัดการการเงินได้อย่างครอบคลุม และในส่วนของผู้วางบิล ประกอบด้วย การเข้าสู่ระบบเพื่อตรวจสอบเอกสารการวางบิล การยืนยันรายการวางบิล การติดตามสถานะใบวางบิล และรวมไปถึงการ Export ข้อมูลวางบิลออกไปใช้งาน ด้วยระบบรับวางบิล ธุรกิจสามารถลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการจัดการด้วยมือ เพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน และประหยัดเวลาในกระบวนการต่าง ๆ ทำให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด
บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการ Implement ระบบ ERP ด้วย Odoo