จัดคลาสสินค้าในสต๊อก ให้รู้ว่าตัวไหนต้องดูแลเป็นพิเศษด้วย ABC Analysis

จัดคลาสสินค้าในสต๊อก ให้รู้ว่าตัวไหนต้องดูแลเป็นพิเศษด้วย ABC Analysis

มีสินค้าอยู่ในคลังเป็นร้อย เป็นพันรายการ ไม่ได้แปลว่าทุกชิ้นต้องได้รับการดูแลในระดับเดียวกัน เพราะในความเป็นจริง สินค้าแต่ละตัวมีความสำคัญต่อธุรกิจไม่เท่ากัน บางรายการขายดีจนขาดไม่ได้ ขณะที่บางรายการขายออกช้าและอาจนอนอยู่ในคลังเป็นเวลานานโดยที่เราไม่ทันสังเกต ปัญหาที่หลายธุรกิจเจอจึงไม่ใช่แค่ มีสินค้าในสต๊อกเท่าไร แต่คือ รู้หรือไม่ว่าสินค้าตัวไหนควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษ และตัวไหนควรเฝ้าระวังเรื่องสินค้าค้างสต๊อก การบริหาร Inventory Management, Stock Control และการวิเคราะห์การเคลื่อนไหวของสินค้า จึงมีส่วนสำคัญต่อการลดต้นทุนและบริหารเงินทุนที่อยู่ในคลังสินค้า

หนึ่งในแนวคิดที่ช่วยให้มองภาพนี้ได้ง่ายขึ้น คือ ABC Analysis ซึ่งเป็นการจัดกลุ่มสินค้าออกเป็น Class A, B และ C ตามระดับความสำคัญ เพื่อให้ธุรกิจสามารถเลือกวิธีดูแลสินค้าแต่ละกลุ่มได้เหมาะสมมากขึ้น

ปัญหาการบริหารสต๊อกสินค้าแบบเดิม 

ลองนึกภาพว่าธุรกิจมีสินค้า 1,000 รายการ แต่มีเพียงบางรายการเท่านั้นที่สร้างยอดขายหลักให้กับธุรกิจ หากทีมงานต้องใช้เวลาและทรัพยากรในการตรวจสอบสินค้าทั้ง 1,000 รายการด้วยความถี่เท่ากัน ก็อาจกลายเป็นการใช้แรงงานและเวลาไปกับสินค้าที่ไม่ได้มีความสำคัญมากนัก

ในทางกลับกัน สินค้าที่ขายดีหรือมีมูลค่าสูง หากปล่อยให้ขาดสต๊อกโดยไม่รู้ตัว อาจกระทบต่อยอดขายโดยตรง ลูกค้าไม่สามารถซื้อสินค้าได้ และธุรกิจอาจเสียโอกาสในการขาย ดังนั้น การมีสินค้าในคลังจำนวนมากจึงไม่ได้หมายความว่าบริหารสต๊อกได้ดีเสมอไป สิ่งสำคัญกว่าคือ ต้องรู้ว่าสินค้าตัวไหนควรดูแลอย่างไร

ตรงนี้เองที่ทำให้การจัดลำดับความสำคัญของสินค้าเข้ามามีบทบาท เพราะแทนที่จะมองสินค้าทั้งหมดเป็นก้อนเดียว ธุรกิจสามารถแบ่งสินค้าออกเป็นกลุ่มตามความสำคัญ เพื่อให้สามารถวางแผนการตรวจสอบ การเติมสินค้า และการควบคุมสต๊อกได้เหมาะสมกับแต่ละประเภท

ABC Analysis กับการจัดระดับความสำคัญของสินค้า

ABC Analysis เป็นแนวคิดในการจัดกลุ่มสินค้าออกเป็น 3 ระดับ ได้แก่ Class A, Class B และ Class C เพื่อช่วยให้ธุรกิจมองเห็นว่าสินค้ารายการใดมีความสำคัญมากน้อยแตกต่างกัน และควรได้รับการดูแลในระดับใด แนวคิดนี้ช่วยเปลี่ยนการบริหารสต๊อกจากการตรวจสอบสินค้าทุกตัวด้วยวิธีเดียวกัน มาเป็นการ จัดลำดับความสำคัญของสินค้า เพื่อให้ทรัพยากรของธุรกิจถูกใช้กับสินค้าที่มีผลต่อยอดขายและต้นทุนมากที่สุด

Class A – สินค้าสำคัญที่ต้องติดตามอย่างใกล้ชิด

Class A คือกลุ่มสินค้าที่มีความสำคัญสูง เช่น สินค้าที่ขายดี สร้างยอดขายสูง หรือมีมูลค่าสูง หากสินค้าในกลุ่มนี้หมดสต๊อก อาจส่งผลกระทบต่อยอดขายและการดำเนินงานของธุรกิจโดยตรง ดังนั้น สินค้า Class A จึงควรได้รับการติดตามอย่างใกล้ชิด ตั้งแต่ปริมาณคงเหลือ การเคลื่อนไหวของสินค้า ไปจนถึงการวางแผนเติมสินค้า เพื่อป้องกันปัญหา Stock Out หรือสินค้าหมดโดยไม่ทันตั้งตัว

Class B – สินค้าที่มีการเคลื่อนไหวสม่ำเสมอ

Class B เป็นกลุ่มสินค้าที่มีความสำคัญรองลงมา มีการขายหรือมีการเคลื่อนไหวอย่างต่อเนื่อง แต่ไม่ได้ส่งผลกระทบต่อธุรกิจมากเท่ากับ Class A สินค้ากลุ่มนี้สามารถใช้วิธีตรวจสอบและวางแผนเติมสินค้าเป็นรอบ ๆ โดยอ้างอิงจากปริมาณการขายและการเคลื่อนไหวของสินค้า ไม่จำเป็นต้องติดตามอย่างใกล้ชิดเท่า Class A

Class C – สินค้าที่มีการเคลื่อนไหวต่ำ

Class C คือกลุ่มสินค้าที่มีการขายน้อยหรือมีการเคลื่อนไหวต่ำ จึงเป็นกลุ่มที่ควรให้ความสำคัญกับเรื่อง สินค้าค้างสต๊อก เป็นพิเศษ หากสั่งสินค้าเข้ามามากเกินกว่าความต้องการ เงินทุนก็จะไปจมอยู่กับสินค้าที่ขายออกได้ช้า และพื้นที่ในคลังก็ถูกใช้ไปกับสินค้าที่อาจไม่ได้สร้างยอดขายในระยะสั้น

อย่างไรก็ตาม การเป็น Class C ไม่ได้หมายความว่าสินค้านั้นเป็นสินค้าที่ไม่ดีหรือไม่มีประโยชน์ แต่หมายถึงสินค้ารายการนั้นมีระดับความสำคัญหรือการเคลื่อนไหวแตกต่างจากสินค้ากลุ่ม A และ B ธุรกิจจึงควรเลือกวิธีบริหารให้เหมาะกับลักษณะของสินค้าแต่ละกลุ่ม

การวิเคราะห์สินค้าโดยใช้ ABC ร่วมกับ FSN และ Aging Inventory

เมื่อสินค้ามีจำนวนมาก การดูเฉพาะ Class A, B และ C อาจยังไม่เพียงพอ เพราะนอกจากความสำคัญของสินค้าแล้ว ธุรกิจยังต้องรู้ว่าสินค้าเหล่านั้น เคลื่อนไหวเร็วหรือช้า และอยู่ในคลังมานานแค่ไหน ตรงนี้สามารถนำ FSN Analysis เข้ามาช่วยวิเคราะห์ร่วมกับ ABC Analysis โดย FSN แบ่งสินค้าออกเป็น Fast, Slow และ Non-moving ตามลักษณะการเคลื่อนไหวของสินค้า ทำให้เห็นรายละเอียดของสต๊อกได้มากขึ้น

ตัวอย่างเช่น สินค้า Class A ที่มีการเคลื่อนไหวแบบ Fast อาจเป็นสินค้าที่ต้องติดตามและวางแผนเติมสต๊อกอย่างใกล้ชิด ขณะที่สินค้าที่อยู่ในกลุ่ม Slow หรือ Non-moving อาจต้องนำมาพิจารณาเพิ่มเติมว่ามีปริมาณคงเหลือมากเกินไปหรือไม่

อีกหนึ่งข้อมูลที่ช่วยประกอบการวิเคราะห์คือ Aging Inventory Report ซึ่งแสดงอายุของสินค้าคงเหลือตามการเคลื่อนไหวจริงในระบบ ช่วยให้ผู้ดูแลคลังมองเห็นสินค้าที่อยู่ในคลังมานาน และนำข้อมูลไปใช้ประกอบการวางแผนจัดการสต๊อกได้ การนำข้อมูลทั้ง ABC + FSN + Aging Inventory มาพิจารณาร่วมกัน จึงช่วยให้ธุรกิจไม่ได้เห็นเพียงว่าสินค้าตัวไหนสำคัญ แต่ยังเห็นว่าสินค้าตัวนั้นมีการเคลื่อนไหวอย่างไร และมีความเสี่ยงเรื่องการค้างสต๊อกมากน้อยแค่ไหน

การจัด Class และวิเคราะห์ความเสี่ยงสินค้าบน MDERP

เมื่อมีสินค้าเป็นหลักร้อยหรือหลักพันรายการ การนำข้อมูลมาจัดกลุ่มและติดตามด้วยตัวเองแบบ Manual อาจใช้เวลามากและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้ ระบบ MDERP จึงเข้ามาช่วยให้การจัดการข้อมูลสต๊อกทำได้สะดวกและเป็นระบบมากขึ้น

ระบบสามารถช่วยจัด Class ของสินค้าและนำข้อมูลการเคลื่อนไหวมาประกอบการวิเคราะห์ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถมองเห็นสินค้าที่ต้องให้ความสนใจได้ง่ายขึ้น โดยมีตัวบ่งชี้ระดับความเสี่ยงของสินค้า เช่น ปกติ, เฝ้าระวัง, เคลื่อนไหวช้า และวิกฤต

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้ดูแลคลังสามารถจัดลำดับความสำคัญในการตรวจสอบสินค้าได้ เช่น สินค้าที่อยู่ในสถานะวิกฤตอาจต้องรีบตรวจสอบก่อน ขณะที่สินค้าที่อยู่ในสถานะปกติสามารถติดตามตามรอบการทำงานที่กำหนดไว้

การ Filter และ Group ข้อมูลสินค้าแต่ละ Class

อีกหนึ่งส่วนที่ช่วยให้การใช้งานสะดวกขึ้น คือการ Filter และ Group ข้อมูล ผู้ใช้งานสามารถเลือกดูเฉพาะสินค้าที่สนใจ เช่น ดูเฉพาะ Class A เพื่อวางแผนเติมสินค้า หรือเลือกดูสินค้าที่อยู่ในกลุ่มเคลื่อนไหวช้า เพื่อค้นหาสินค้าที่มีความเสี่ยงค้างสต๊อก การ Group ข้อมูลตาม Class ยังช่วยให้เปรียบเทียบสินค้าแต่ละกลุ่มได้ง่ายขึ้น ทำให้ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องไล่ดูข้อมูลทีละรายการ และสามารถมองภาพรวมของสต๊อกได้รวดเร็วขึ้น

การ Export ข้อมูลเพื่อวิเคราะห์และวางแผนสต๊อก

เมื่อได้ข้อมูลที่ต้องการแล้ว ผู้ใช้งานยังสามารถ Export ข้อมูล ออกจากระบบเพื่อนำไปใช้งานต่อได้ ไม่ว่าจะเป็นการนำข้อมูลไปวิเคราะห์เพิ่มเติม จัดทำรายงาน หรือใช้ประกอบการประชุมและวางแผนจัดซื้อ การมีข้อมูลที่พร้อมใช้งานจึงช่วยลดขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลด้วยตัวเอง และทำให้ข้อมูลจากคลังสินค้าสามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจด้านธุรกิจได้มากขึ้น

สรุปการจัด Class สินค้าเพื่อบริหารสต๊อกอย่างมีประสิทธิภาพ

การบริหารคลังสินค้าที่ดีไม่ได้หมายถึงการมีสินค้าอยู่ในคลังจำนวนมาก แต่คือการ รู้ว่าสินค้าตัวไหนสำคัญ สินค้าตัวไหนขายดี และสินค้าตัวไหนกำลังมีความเสี่ยงที่จะค้างสต๊อก ABC Analysis ช่วยให้ธุรกิจจัดลำดับความสำคัญของสินค้าได้ง่ายขึ้น ตั้งแต่ Class A ที่ต้องติดตามอย่างใกล้ชิด Class B ที่สามารถตรวจสอบเป็นรอบ ๆ ไปจนถึง Class C ที่ควรระวังเรื่องสินค้าค้างสต๊อกและเงินทุนจมอยู่ในสินค้า

เมื่อผสาน ABC Analysis + FSN Analysis + Aging Inventory เข้ากับระบบ ERP อย่าง MDERP การบริหารสต๊อกก็ไม่จำเป็นต้องพึ่งการไล่ดูข้อมูลแบบ Manual เพียงอย่างเดียว เพราะระบบสามารถช่วยจัดกลุ่ม กรองข้อมูล แสดงระดับความเสี่ยง และ Export ข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อได้

สุดท้ายแล้ว เป้าหมายของการจัด Class สินค้าไม่ใช่เพียงการทำให้คลังสินค้าดูเป็นระเบียบ แต่คือการช่วยให้ธุรกิจ ใช้เงินทุนกับสต๊อกได้อย่างเหมาะสม ลดโอกาสสินค้าขาด ลดปัญหาสินค้าค้าง และวางแผนการจัดซื้อได้แม่นยำขึ้น เมื่อรู้ว่าสินค้าตัวไหนต้องดูแลเป็นพิเศษ การบริหารคลังก็จะเปลี่ยนจากการคาดเดา มาเป็นการตัดสินใจจากข้อมูลจริงในระบบ