การตั้ง Supplier Payments ในระบบ ERP เป็นการตั้งจ่ายชำระ โดยเราจะอิงจากการตั้ง Supplier Invoice ในระบบ OpenERP (โอเพน อีอาร์พี) และการตั้งเบิกเงินสดย่อยเราก็จะตั้งกับยอดจ่ายชำระที่ยอดน้อย ๆ ซึ่งสามารทำได้ง่าย ๆ และมีวิธีการสังเกตดังนี้

การตั้ง Supplier Payments ในระบบ OpenERP

1. ทำการสร้าง Supplier Payments

โดยไปที่เมนู Accounting เลือกเมนูย่อย Supplier Payments แล้วทำการสร้างโดยการกดปุ่ม Create

ทำการสร้าง Suppliier Payment ในเมนู Accounting — Create Supplier Payment

2. ทำการกรอกข้อมูลเจ้าหนี้

กรอกข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ ของเจ้าหนี้ที่ต้องการจ่ายชำระ และหากมีรายการหัก ณ. ที่จ่าย ก็ให้ระบุรายละเอียดของรายการหัก ณ. ที่จ่าย

ระบุข้อมูลเจ้าหนี้ที่ต้องการจ่ายชำระ — กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน

หากมีรายการหัก ณ. ที่จ่าย ให้ระบุรายการหัก ณ. ที่จ่าย — ระบุรายการหัก ณ. ที่จ่าย

เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้ Add Follow ผู้ที่เกี่ยวข้องและส่งข้อมูลเข้า E-mail ผู้ที่ทำการจ่าย จากนั้นให้แสดงหลักฐานการจ่ายชำระให้แก่เจ้าหนี้ ส่งหนังสือรับรองการหัก ณ. ที่จ่ายและติดตามใบเสร็จรับเงินจากเจ้าหนี้

****ข้อสังเกต****

1. Branch (สาขา

หากเลือกสาขาผิด รายการที่ตั้งหนี้ไว้ก็ไม่ไม่ปรากฏ เช่น รายการค่าไฟฟ้าตั้งหนี้ไว้ที่สาขา 108 หากเลือกสาขาสำนักงานใหญ่รายการที่ตั้งหนี้ไว้ก็จะไม่ปรากฎ

เลือกสาขาให้ถูกต้อง

2. Header for Report

หากเป็นการจ่ายเงินปกติให้เลือก Receipt และหากจ่ายเงินให้กับ Inv(None Tax) จะต้องเลือก Receipt(None Tax)

เลือก Header for Report

3. รายการหัก ณ. ที่จ่าย

หากรายการจ่ายรายการไหนที่มีการหัก ณ. ที่จ่าย ต้องระบุรายการหัก ณ. ที่จ่ายด้วย

ระบุรายการหัก ณ. ทีจ่ายให้ถูกต้อง — ระบุรายการหัก ณ. ทีจ่าย

4. เช็คความถูกต้อง

หากรายการจ่ายชำระถูกต้อง Difference Amount จะมียอดเป็น 0

ตรวจเช็คความถูกต้อง

5. รายการที่ต้องทำ Payment จะเป็นรายการที่มียอดชำระเกิน 3,000 บาท ส่วนรายการที่มีค่าใช้จ่ายต่ำกว่า 3,000 บาทให้ทำเบิกเงินสดย่อย

การตั้งเบิกเงินสดย่อย

1. ทำการตั้งเบิกเงินสดย่อย

โดยการทำรายการให้ไปที่เมนู Human Resources ตรงเมนูย่อย Expenses จากนั้นทำการสร้างโดยการกด Create

ทำการตั้งเบิกเงินสดย่อยทีเมนู Human Resources — ทำการตั้งเบิกเงินสดย่อย

2. ระบุข้อมูลที่ต้องการทำเบิก Add Follow บุคคลที่เกี่ยวข้องและนำข้อมูล (Link) ให้ผู้ที่ต้องจ่าย

ใส่รายละเอียดข้อมูลที่ต้องการทำเบิก — ระบุข้อมูลให้ครบถ้วน

3. เมื่อทำการจ่ายเรียบร้อยแล้ว ให้นำหลักฐานการโอนมา Log a note ไว้

ทำการ Log a Note เมื่อทำการจ่ายเรียบร้อยเเล้ว — ทำการ Log a note

**** ข้อสังเกต ****
การตั้งเบิกเงินสดย่อยจะตั้งเบิกเฉพาะรายการที่จ่ายไม่เกิน 3,000 บาท แม้ว่าจะจ่ายกับเจ้าหนี้รายไหนก็ตาม

และทั้งหมดนี้ก็เป็นวิธีการตั้ง Supplier Payments ในระบบ OpenERP เพื่อจ่ายชำระหนี้ และการตั้งเบิกเงินสดย่อย หรือ Petty Cashในระบบ OpenERP ซึ่งจะเป็นการจ่ายชำระหนี้ด้วยยอดที่ต่ำกว่า 3,000 บาท โดยที่กล่าวมาจะมีทั้งขั้นตอนการสร้าง ข้อสังเกตและการระบุข้อมูล

อ้างอิง
- https://www.mindphp.com/forums/viewtopic.php?f=140&t=53057
- https://mindphp.com/คู่มือ/openerp-manual/4255-supplier-payments.html?bb_limitstart=19024
- https://www.mindphp.com/บทความ/194-e-commerce/ความรู้ธุรกิจ/3521-invoice-อินวอยซ์-คืออะไร.html