ต้นทุนขายและบริการ กับ ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร การยื่น ภ.ง.ด.51 ระบบ ERP ช่วยได้อย่างไร
เวลาพูดถึงการยื่น ภ.ง.ด.51 หลายคนอาจนึกถึงแค่การนำตัวเลขกำไรมาใช้คำนวณภาษี แต่จริง ๆ แล้วกว่าจะได้ตัวเลขที่นำไปใช้ยื่นแบบ ต้องผ่านการรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลหลายส่วน ทั้ง รายได้ ต้นทุนขายและบริการ ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร รวมถึงรายจ่ายอื่น ๆ เพราะทุกตัวเลขล้วนมีผลต่อการประมาณการกำไรสุทธิและจำนวนภาษีที่ต้องชำระ
ยิ่งเป็นช่วงกลางปีที่บริษัทต้องเตรียมข้อมูลสำหรับ ภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี ฝ่ายบัญชีก็ต้องย้อนดูว่าช่วง 6 เดือนที่ผ่านมา ธุรกิจมีรายได้เท่าไร มีต้นทุนเกิดขึ้นเท่าไร และมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง ก่อนจะนำข้อมูลเหล่านี้ไปวิเคราะห์และประมาณการผลประกอบการทั้งปี หากข้อมูลอยู่กระจัดกระจายหลายไฟล์หรือหลายระบบ ขั้นตอนเล็ก ๆ เหล่านี้อาจกลายเป็นงานที่ใช้เวลามากกว่าที่คิด
นี่จึงเป็นเหตุผลที่หลายธุรกิจเริ่มให้ความสำคัญกับ ระบบ ERP มากขึ้น เพราะนอกจากช่วยจัดการงานขาย จัดซื้อ สต็อก และบัญชีแล้ว ยังช่วยรวบรวมข้อมูลทางธุรกิจให้อยู่ในระบบเดียว ทำให้เมื่อต้องเตรียมข้อมูลสำหรับ ภ.ง.ด.51 การคำนวณกำไรสุทธิ และการจัดทำรายงานทางบัญชี สามารถตรวจสอบข้อมูลได้สะดวกขึ้น
สำหรับบริษัทที่มีรายการขายและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก การรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งแล้วนำมาสรุปด้วยมืออาจใช้เวลานาน และมีโอกาสที่ตัวเลขบางส่วนจะตกหล่นได้ ดังนั้นการมี ระบบ ERP ที่เชื่อมโยงข้อมูลการขาย การซื้อ ค่าใช้จ่าย และบัญชีไว้ในระบบเดียว จึงช่วยให้การเตรียมข้อมูลสำหรับ ภ.ง.ด.51 ทำได้ง่ายและเป็นระบบมากขึ้น
ภ.ง.ด.51 คืออะไร และทำไมต้องเตรียมข้อมูลรายได้กับค่าใช้จ่าย?
ภ.ง.ด.51 คือแบบแสดงรายการภาษีเงินได้ของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลสำหรับ ครึ่งรอบระยะเวลาบัญชี โดยตามมาตรา 67 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่อยู่ในเกณฑ์ต้องยื่นแบบ จะต้องยื่นภายใน 2 เดือนนับจากวันสุดท้ายของรอบระยะเวลา 6 เดือนแรกของรอบบัญชี
สำหรับบริษัทที่มีรอบบัญชีตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม ครึ่งปีแรกจะสิ้นสุดวันที่ 30 มิถุนายน ดังนั้นโดยหลักจึงต้องยื่น ภ.ง.ด.51 ภายในวันที่ 31 สิงหาคมของปีเดียวกัน ทั้งนี้ควรตรวจสอบกำหนดเวลาตามประกาศของกรมสรรพากรในปีที่ยื่นอีกครั้ง
การยื่นแบบไม่ได้ดูเฉพาะยอดขายที่เกิดขึ้นในช่วง 6 เดือนแรกเท่านั้น แต่ต้องนำข้อมูลมาประเมิน กำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิ ของรอบบัญชีด้วย สำหรับนิติบุคคลทั่วไปที่ใช้วิธีประมาณการ จะต้องประมาณการกำไรสุทธิทั้งรอบบัญชี แล้วนำกึ่งหนึ่งของประมาณการกำไรสุทธิมาคำนวณภาษีตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด
ต้นทุนขายและบริการ กับ ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร ต่างกันอย่างไร?
จุดที่มักสับสนกันคือ ต้นทุนขายและบริการ กับ ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร เพราะทั้งสองอย่างเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการเหมือนกัน แต่มีหน้าที่และลักษณะของรายการแตกต่างกัน
ต้นทุนขายและบริการ คือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับสินค้าหรือบริการที่บริษัทนำไปขาย เช่น ต้นทุนสินค้าที่ซื้อมาเพื่อขาย ต้นทุนวัตถุดิบ หรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการให้บริการ ส่วน ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร จะเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อสนับสนุนการขายและการบริหารกิจการ เช่น ค่าโฆษณา ค่าเดินทาง ค่าเช่าสำนักงาน เงินเดือนพนักงานฝ่ายสำนักงาน หรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่าง ๆ
กรมสรรพากรเองก็อธิบายแนวทางการประมาณการกำไรสุทธิสำหรับ ภ.ง.ด.51 โดยให้พิจารณาทั้ง รายได้โดยตรง รายได้อื่น ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร และรายจ่ายอื่น รวมถึงต้องพิจารณาเรื่อง รายจ่ายต้องห้าม ซึ่งอาจไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิทางภาษีได้ ดังนั้นตัวเลขจากบัญชีอย่างเดียวอาจยังไม่ใช่ตัวเลขสุดท้ายที่นำไปใช้คำนวณภาษีได้ทันที เพราะกำไรสุทธิทางบัญชีกับกำไรสุทธิทางภาษีอาจมีความแตกต่างกัน กรมสรรพากรระบุว่าในการประมาณการกำไรสุทธิตาม ภ.ง.ด.51 ต้องใช้ กำไรสุทธิทางภาษีอากร เป็นหลัก
ถ้าต้องรวบรวมข้อมูลเอง ปัญหาที่มักเจอคืออะไร?
ลองนึกภาพบริษัทที่มีทั้งการขายสินค้า การให้บริการ ซื้อสินค้า จ่ายค่าโฆษณา จ่ายค่าเดินทาง ค่าเช่า เงินเดือน และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เกิดขึ้นทุกวัน หากข้อมูลเหล่านี้ถูกเก็บแยกกันอยู่คนละไฟล์ หรือแต่ละฝ่ายทำข้อมูลของตัวเอง เวลาจะเตรียม ภ.ง.ด.51 ฝ่ายบัญชีอาจต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งก่อน แล้วค่อยนำมาจัดหมวดหมู่และตรวจสอบอีกครั้ง
ปัญหาที่ตามมาคืออาจเกิดกรณี ข้อมูลไม่ครบ รายการถูกบันทึกผิดหมวด หรือยอดขายและค่าใช้จ่ายไม่ตรงกัน ยิ่งถ้าต้องนำข้อมูลไปประมาณการกำไรทั้งปี ก็ยิ่งต้องใช้ข้อมูลที่เป็นระบบและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย อีกเรื่องที่ควรให้ความสำคัญคือ หากประมาณการกำไรสุทธิตาม ภ.ง.ด.51 ขาดไปเกิน 25% ของกำไรสุทธิจริงโดยไม่มีเหตุอันสมควร อาจมีภาระเงินเพิ่มตามมาตรา 67 ตรี ดังนั้นการมีข้อมูลที่ถูกต้องและสามารถตรวจสอบที่มาของตัวเลขได้จึงเป็นเรื่องสำคัญ
อีกเรื่องที่ควรให้ความสำคัญคือ หากประมาณการกำไรสุทธิตาม ภ.ง.ด.51 ขาดไปเกิน 25% ของกำไรสุทธิจริงโดยไม่มีเหตุอันสมควร อาจมีภาระเงินเพิ่มตามมาตรา 67 ตรี ดังนั้นการมีข้อมูลที่ถูกต้องและสามารถตรวจสอบที่มาของตัวเลขได้จึงเป็นเรื่องสำคัญ
ระบบ ERP ช่วยเตรียมข้อมูลสำหรับ ภ.ง.ด.51 ได้อย่างไร?
จุดเด่นของระบบ ERP คือการนำข้อมูลจากแต่ละส่วนของธุรกิจมาเชื่อมโยงกันในระบบเดียว เช่น ฝ่ายขายบันทึกใบเสนอราคาและการขาย ฝ่ายจัดซื้อบันทึกการซื้อ ฝ่ายบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายและรายการทางบัญชี จากนั้นข้อมูลเหล่านี้สามารถเชื่อมโยงไปยังรายงานทางบัญชีได้
เมื่อถึงช่วงเตรียมข้อมูลสำหรับ ภ.ง.ด.51 ฝ่ายบัญชีจึงไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นจากการรวบรวมข้อมูลใหม่ทั้งหมด แต่สามารถดึงข้อมูลจากระบบมาวิเคราะห์ต่อได้ เช่น รายได้จากการขาย ต้นทุนขายและบริการ ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร และรายการอื่น ๆ จากนั้นจึงนำไปตรวจสอบและปรับปรุงตามหลักเกณฑ์ทางภาษี
ตัวอย่างเช่น หากบริษัทมีรายการขายสินค้าจำนวนมาก ระบบ ERP สามารถช่วยให้เห็นยอดขายและต้นทุนที่เกี่ยวข้องได้เป็นหมวดหมู่ ขณะเดียวกันค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่บันทึกไว้ก็สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าเกิดจากรายการใด เอกสารอะไร และบันทึกอยู่ในบัญชีประเภทไหน ทำให้การตรวจสอบตัวเลขก่อนนำไปจัดทำประมาณการกำไรสุทธิมีความสะดวกขึ้น
อย่างไรก็ตาม ERP ไม่ได้หมายความว่าระบบจะ “ยื่นภาษีแทน” หรือทำให้ทุกตัวเลขถูกต้องโดยอัตโนมัติ เพราะการคำนวณภาษียังต้องพิจารณาหลักเกณฑ์ทางภาษี รวมถึงรายการที่เป็น รายจ่ายต้องห้าม และรายการปรับปรุงทางภาษีด้วย แต่ ERP สามารถช่วยจัดเตรียมข้อมูลต้นทางให้เป็นระบบ ลดงานซ้ำ และช่วยให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายขึ้น
สรุป
การเตรียมข้อมูลสำหรับ ภ.ง.ด.51 ไม่ใช่แค่การนำยอดรายได้มาคำนวณภาษี แต่ต้องมองภาพรวมของกิจการ ทั้ง รายได้ ต้นทุนขายและบริการ ค่าใช้จ่ายขายและบริหาร และรายจ่ายอื่น ๆ เพื่อนำมาประมาณการกำไรสุทธิทางภาษีให้เหมาะสม โดยกรมสรรพากรมีหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการยื่น ภ.ง.ด.51 และการประมาณการกำไรสุทธิไว้อย่างชัดเจน
สำหรับธุรกิจที่มีข้อมูลจำนวนมาก การใช้ ระบบ ERP สำหรับงานบัญชีและการจัดการธุรกิจ จึงเข้ามาช่วยในส่วนของการจัดเก็บและเชื่อมโยงข้อมูล ตั้งแต่ การขาย การซื้อ ค่าใช้จ่าย บัญชีแยกประเภทไปจนถึงรายงานทางการเงิน ทำให้เวลาต้องเตรียมข้อมูลสำหรับ ภ.ง.ด.51 สามารถตรวจสอบที่มาของตัวเลขได้ง่ายขึ้น และลดปัญหาจากการรวบรวมข้อมูลด้วยมือ
สุดท้ายแล้ว ERP เป็นตัวช่วยในการจัดการข้อมูล ไม่ใช่ตัวแทนของผู้ทำบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี ดังนั้นก่อนนำตัวเลขไปยื่นจริง ควรตรวจสอบการปรับปรุงทางภาษีและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องให้ถูกต้องทุกครั้ง เพื่อให้ข้อมูลที่ใช้คำนวณ ภาษีเงินได้นิติบุคคล ภ.ง.ด.51 มีความครบถ้วนและเหมาะสมกับกิจการ