ERP คืออะไร? ระบบ ERP ทำอะไรได้บ้าง พร้อม Odoo และ MDERP สำหรับธุรกิจ

ธุรกิจจำนวนมากเริ่มต้นจากการใช้โปรแกรมหรือไฟล์ข้อมูลแยกกันในแต่ละฝ่าย เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายผลิต หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล ซึ่งในช่วงแรกอาจยังไม่พบปัญหามากนัก แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น จำนวนลูกค้า สินค้า เอกสาร และกระบวนการทำงานเพิ่มขึ้น ข้อมูลที่แยกกันหลายระบบเริ่มสร้างภาระให้กับองค์กร

ตัวอย่างปัญหาที่พบบ่อย ได้แก่ ฝ่ายขายไม่ทราบ Stock จริง ฝ่ายจัดซื้อไม่เห็นแผนการใช้วัตถุดิบ ฝ่ายบัญชีต้องนำข้อมูลจากหลายฝ่ายมาบันทึกใหม่ หรือผู้บริหารต้องรอให้แต่ละฝ่ายรวบรวมข้อมูล ก่อนจึงจะสามารถดูภาพรวมของธุรกิจได้

นี่คือเหตุผลที่หลายองค์กรเลือกนำ ระบบ ERP เข้ามาเป็นระบบกลาง เพื่อเชื่อมโยงข้อมูล บุคลากร และกระบวนการทำงานเข้าด้วยกัน

ERP คืออะไร?

ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning คือระบบซอฟต์แวร์สำหรับบริหารจัดการทรัพยากรและกระบวนการทำงานภายในองค์กร โดยรวบรวมการทำงานของหลายแผนกเข้ามาอยู่ในระบบเดียวกัน

ระบบ ERP โดยทั่วไปจะครอบคลุมงานสำคัญ เช่น การขาย การจัดซื้อ บัญชีและการเงิน คลังสินค้า การผลิต ทรัพยากรบุคคล รวมถึงระบบ CRM และ POS ในบางแพลตฟอร์ม

จุดสำคัญของ ERP ไม่ใช่เพียงการนำโปรแกรมหลายตัวมารวมกัน แต่คือการทำให้ข้อมูลจากแต่ละฝ่ายเชื่อมโยงกัน เมื่อข้อมูลถูกบันทึกจากต้นทางแล้ว ฝ่ายอื่นสามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ต่อได้ โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำหลายรอบ

ตัวอย่างเช่น เมื่อฝ่ายขายยืนยันคำสั่งขาย ระบบสามารถตรวจสอบ Stock สร้างกระบวนการจัดส่ง ส่งข้อมูลไปยังบัญชี และนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์ยอดขายต่อได้ ทำให้ข้อมูลในแต่ละส่วนมีความต่อเนื่องกันมากขึ้น

ระบบ ERP ช่วยธุรกิจอะไรได้บ้าง?

ERP สามารถช่วยจัดการกระบวนการทำงานสำคัญของธุรกิจได้หลายส่วน โดยแต่ละ Module หรือแต่ละระบบย่อยมีหน้าที่แตกต่างกัน แต่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลร่วมกันได้

• Sales จัดการลูกค้า ใบเสนอราคา คำสั่งขาย ราคา และโปรโมชั่น
• CRM จัดการ Lead, Opportunity และติดตามโอกาสทางการขาย
• Purchase จัดซื้อ ขอราคา เปรียบเทียบ Supplier และวางแผนการสั่งซื้อ
• Inventory จัดการ Stock, Location, Lot, Serial และการรับ-จ่ายสินค้า
• Accounting เชื่อมข้อมูลจากการขาย จัดซื้อ และคลังเข้าสู่ระบบบัญชี
• Manufacturing / MRP จัดการ BOM วัตถุดิบ คำสั่งผลิต และต้นทุนการผลิต
• Human Resources จัดการข้อมูลพนักงาน การลา เวลา และ Workflow
• POS เชื่อมการขายหน้าร้านกับ Stock ลูกค้า และข้อมูลการขาย

องค์กรที่ไม่ได้ใช้ระบบ ERP มักเจอปัญหาอะไร?

ในองค์กรที่ใช้โปรแกรมหลายระบบแยกกัน หรือยังพึ่งพา Spreadsheet จำนวนมาก มักพบปัญหาที่เพิ่มขึ้นตามขนาดของธุรกิจ

1. ข้อมูลกระจัดกระจายหลายระบบ

เมื่อฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี คลังสินค้า และฝ่ายจัดซื้อใช้คนละระบบ ข้อมูลเดียวกันอาจถูกเก็บไว้หลายที่ ทำให้ตรวจสอบได้ยากว่าข้อมูลไหนเป็นข้อมูลล่าสุด

2. ข้อมูลผิดพลาดและล่าช้า

การบันทึกข้อมูลซ้ำจากระบบหนึ่งไปอีกระบบหนึ่งเพิ่มโอกาสในการกรอกข้อมูลผิด หรือข้อมูลบางส่วนอาจไม่ได้รับการบันทึกครบ

3. ทำงานซ้ำซ้อน

พนักงานหลายฝ่ายอาจต้องคีย์ข้อมูลรายการเดียวกันซ้ำ เช่น ฝ่ายขายสร้างคำสั่งขาย แล้วฝ่ายบัญชีต้องคีย์ข้อมูลรายการเดิมอีกครั้ง

4. ตรวจสอบ Stock และวัตถุดิบได้ยาก

หากข้อมูล Stock ไม่ได้เชื่อมกับงานขายและงานผลิต อาจเกิดปัญหาขายสินค้าเกินจำนวนจริง หรือวัตถุดิบไม่เพียงพอกับแผนการผลิต

5. วิเคราะห์ธุรกิจได้ช้า

หากต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายระบบก่อนวิเคราะห์ ผู้บริหารอาจได้รับข้อมูลช้ากว่าสถานการณ์จริง ทำให้การตัดสินใจทางธุรกิจล่าช้า

6. กระทบความน่าเชื่อถือ

เมื่อลูกค้าต้องรอการตรวจสอบราคา Stock หรือข้อมูลการจัดส่งนาน ประสบการณ์ของลูกค้าอาจลดลงและส่งผลต่อภาพลักษณ์ขององค์กร

แนวทางการเลือกระบบ ERP

ERP ในตลาดมีหลายรูปแบบ การเลือกใช้จึงควรดูจากความต้องการขององค์กร งบประมาณ และความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน

ระบบสำเร็จรูป

เหมาะกับธุรกิจที่มี Process ไม่ซับซ้อน ต้องการเริ่มต้นใช้งานเร็ว และยังไม่มี Requirement เฉพาะจำนวนมาก

ERP Suite

เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการหลาย Module ทำงานร่วมกัน เช่น Sales, Purchase, Inventory, Accounting และ Manufacturing

ERP แบบ Customize

สำหรับองค์กรที่มี Workflow เฉพาะ หรือมีขั้นตอนการทำงานที่ระบบมาตรฐานไม่รองรับ สามารถปรับแต่งหรือพัฒนา Module เพิ่มเติมได้

ประโยชน์ของแต่ละส่วนประกอบของระบบ ERP

ระบบขาย (Sales)

ระบบขายช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการขาย ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลลูกค้า การทำใบเสนอราคา การสร้างคำสั่งขาย การกำหนดราคาและโปรโมชั่น

พนักงานขายสามารถดูประวัติการซื้อของลูกค้า ตรวจสอบเงื่อนไขราคา และติดตามสถานะของคำสั่งซื้อได้ง่ายขึ้น

เมื่อระบบขายเชื่อมต่อกับคลังสินค้า ฝ่ายขายสามารถตรวจสอบจำนวนสินค้าคงเหลือ และช่วยลดปัญหาการขายสินค้าที่ไม่มี Stock จริง

ระบบจัดซื้อ (Purchase)

ระบบจัดซื้อช่วยบริหารกระบวนการตั้งแต่การขอซื้อ การขอใบเสนอราคาจาก Supplier ไปจนถึงการสร้าง Purchase Order

องค์กรสามารถดูประวัติการซื้อ เปรียบเทียบราคา Supplier และใช้ข้อมูลในอดีตมาช่วยประกอบการตัดสินใจ

หากเชื่อมกับระบบ Inventory สามารถกำหนดระดับ Stock ขั้นต่ำ และใช้ข้อมูลสินค้าคงเหลือช่วยวางแผนการสั่งซื้อได้

ระบบบัญชีและการเงิน (Accounting)

ระบบบัญชีเป็นอีกส่วนสำคัญของ ERP เนื่องจากข้อมูลจากการขาย การจัดซื้อ และคลังสินค้า สามารถนำมาใช้สร้างรายการทางบัญชีต่อได้

การเชื่อมข้อมูลระหว่างแต่ละฝ่ายช่วยลดการคีย์ข้อมูลซ้ำ เพิ่มความถูกต้อง และช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถตรวจสอบที่มาของรายการได้ง่ายขึ้น

ข้อมูลบัญชียังสามารถนำไปจัดทำรายงานทางการเงิน รายงานภาษี หรือใช้วิเคราะห์สถานะทางการเงินของธุรกิจ

ระบบคลังสินค้า (Inventory / Warehouse)

ระบบคลังสินค้าช่วยควบคุมข้อมูล Stock ทั้งจำนวนสินค้า ตำแหน่งจัดเก็บ การรับสินค้า การจ่ายสินค้า และการเคลื่อนย้ายสินค้าระหว่าง Location

ธุรกิจสามารถตรวจสอบสินค้าแต่ละรายการว่าอยู่ที่ไหน มีจำนวนเท่าไร หรืออยู่ในสถานะใด

หากมีการใช้งาน Lot หรือ Serial Number ระบบสามารถช่วยติดตามสินค้าตาม Lot หรือหมายเลข Serial ได้

สำหรับธุรกิจที่มีสินค้าจำนวนมาก ข้อมูลจาก Inventory ยังสามารถนำไปทำ ABC Analysis, Inventory Aging หรือวิเคราะห์สินค้าหมุนเร็วและหมุนช้าได้

ระบบการผลิต (Manufacturing / MRP)

ระบบ Manufacturing ช่วยบริหารกระบวนการผลิต ตั้งแต่การกำหนดสูตรการผลิตหรือ BOM การสร้างคำสั่งผลิต การเบิกวัตถุดิบ และการรับสินค้าสำเร็จรูปเข้าคลัง

เมื่อระบบผลิตเชื่อมกับ Inventory สามารถตรวจสอบว่าวัตถุดิบเพียงพอสำหรับการผลิตหรือไม่ รวมถึงช่วยลดปัญหาวัตถุดิบตกหล่น

ข้อมูลการผลิตยังสามารถนำไปวิเคราะห์ต้นทุน กำลังการผลิต และใช้วางแผนการผลิตในอนาคต

ระบบทรัพยากรบุคคล (Human Resources)

ระบบ HR สามารถช่วยจัดเก็บข้อมูลพนักงาน ประวัติการทำงาน การลา การทำงานล่วงเวลา การประเมินผล และประวัติการอบรม

องค์กรสามารถนำ Workflow มาใช้กับขั้นตอนอนุมัติ เช่น การลา การขอทำงานล่วงเวลา หรือเอกสารภายใน

เมื่อเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษมาเป็น Workflow สามารถช่วยลดเวลาในการส่งเอกสาร และตรวจสอบสถานะการอนุมัติได้ง่ายขึ้น

การเลือกระบบ ERP เพื่อเริ่มใช้งานในองค์กร

การนำ ERP มาใช้ไม่ควรเริ่มจากการเลือก Software เพียงอย่างเดียว แต่ควรเริ่มจากการทำความเข้าใจกระบวนการทำงานของธุรกิจก่อน

1. วิเคราะห์ปัญหาและ Requirement
   ตรวจสอบว่าปัจจุบันองค์กรมีปัญหาอะไร และต้องการให้ ERP เข้ามาช่วยตรงจุดไหน
2. กำหนด Scope
   ระบุว่าจะเริ่มจาก Module ใดก่อน เช่น Sales, Purchase, Inventory หรือ Accounting
3. กำหนดงบประมาณ
   พิจารณาทั้งค่า Software, Infrastructure, Development, Implementation และ Maintenance
4. เปรียบเทียบระบบ ERP
   ดูความสามารถของระบบ ความยืดหยุ่น ค่า License และความสามารถในการ Customize
5. เลือกผู้ให้บริการ ERP
   พิจารณาประสบการณ์ของทีม ความสามารถในการวิเคราะห์ Requirement การ Support และความสามารถในการพัฒนาระบบต่อในอนาคต

ผู้ให้บริการ Implementation ERP ต้องทำอะไรบ้าง?

การ Implementation ERP เป็นกระบวนการมากกว่าการติดตั้งโปรแกรม โดยทั่วไปจะประกอบด้วยหลายขั้นตอน

1. วิเคราะห์ Requirement และกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ
2. วิเคราะห์กระบวนการทำงานเดิม และออกแบบ Process บนระบบ ERP
3. กำหนด Scope ของ Module และการ Customize
4. เตรียม Master Data และ Migration ข้อมูลจากระบบเดิม
5. Customize หรือพัฒนา Feature เพิ่มเติม หากระบบมาตรฐานไม่รองรับ
6. ทดสอบระบบ และตรวจสอบความถูกต้องของ Workflow
7. อบรมผู้ใช้งาน และเตรียมระบบสำหรับ Go-Live
8. Support หลังเริ่มใช้งานจริง รวมถึงแก้ไขปัญหาและปรับปรุงระบบ

Odoo คืออะไร และเกี่ยวข้องกับ ERP อย่างไร?

Odoo เป็น Business Management Platform และระบบ ERP แบบ Module ที่สามารถนำ Module หลายส่วนมาใช้งานร่วมกัน

ตัวอย่าง Module ที่พบได้ใน Odoo ได้แก่ CRM, Sales, Purchase, Inventory, Manufacturing, Accounting, POS, Website และ E-Commerce

แนวทางแบบ Module ช่วยให้ธุรกิจสามารถเริ่มต้นจากระบบที่จำเป็นก่อน แล้วค่อยเพิ่ม Module อื่นในภายหลังได้

ข้อดีอีกประการคือข้อมูลระหว่างแต่ละ Module สามารถเชื่อมโยงกัน ทำให้ธุรกิจไม่จำเป็นต้องแยก CRM Sales Stock และระบบอื่นออกเป็นคนละฐานข้อมูล

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม: Odoo คืออะไร? ระบบ ERP ทำอะไรได้บ้าง และเหมาะกับธุรกิจแบบไหน

Odoo Community และ Odoo Enterprise ต่างกันอย่างไร?

Odoo มีทั้ง Community Edition และ Enterprise Edition ซึ่งมีแนวทางการใช้งานแตกต่างกัน

Odoo Community Edition

เป็นรุ่น Open Source เหมาะกับองค์กรที่ต้องการนำระบบไปพัฒนา ปรับแต่ง หรือสร้าง Module เพิ่มเติมตาม Requirement

Odoo Enterprise Edition

มี Application และบริการเพิ่มเติมจาก Odoo โดยมีค่า License ตามเงื่อนไขของผู้ให้บริการ

การเลือก Community หรือ Enterprise ควรดูจาก Feature ที่ต้องใช้ งบประมาณ การดูแลระบบ และแผนการ Customize ในอนาคต

MDERP คืออะไร?

MDERP คือระบบ ERP ที่ MDSoft พัฒนาและต่อยอด บนแนวทาง Odoo Community เพื่อรองรับการใช้งานจริงของธุรกิจและองค์กร

ระบบสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมตาม Requirement และพัฒนา Module เพิ่มเติม เพื่อให้สอดคล้องกับ Workflow ของแต่ละบริษัท

ตัวอย่างระบบที่สามารถใช้งานร่วมกัน ได้แก่

• CRM และงานขาย
• Sales
• Purchase
• Inventory
• Accounting
• Manufacturing / MRP
• POS
• หลายบริษัทและหลายสาขา
• Workflow การอนุมัติ
• รายงานเฉพาะธุรกิจ
• API Integration

ธุรกิจแบบไหนเหมาะกับ Odoo / MDERP?

• ธุรกิจที่ปัจจุบันใช้ Excel หรือหลายโปรแกรมแยกกัน
• ธุรกิจที่มีหลายแผนก และต้องส่งข้อมูลต่อกัน
• ธุรกิจที่ต้องควบคุม Stock และต้นทุนสินค้า
• โรงงานที่มี BOM และกระบวนการผลิต
• บริษัทที่มีหลายสาขา หรือหลายบริษัท
• ธุรกิจที่ต้องเชื่อม Website E-Commerce POS หรือระบบภายนอก
• องค์กรที่มี Workflow เฉพาะ และระบบสำเร็จรูปทั่วไปไม่รองรับ

Odoo Service และบริการ MDERP ของ MDSoft

การนำ Odoo หรือ ERP มาใช้งานในองค์กร ไม่ได้มีเพียงขั้นตอนการติดตั้ง Software แต่ยังมีขั้นตอนวิเคราะห์ Requirement ออกแบบระบบ Migration ข้อมูล Customize Integration Training และ Support หลัง Go-Live

MDSoft ให้บริการ Odoo / MDERP ครอบคลุมหลายส่วน

Consultancy

ให้คำปรึกษาและวิเคราะห์ Requirement รวมถึงกระบวนการทำงานของธุรกิจ ก่อนวาง Scope ของ ERP

Implementation

วางระบบ กำหนด Workflow ตั้งค่า Module และเตรียมระบบก่อนนำไปใช้งานจริง

Customization

ปรับแต่ง Odoo / MDERP และพัฒนา Module เพิ่มเติม สำหรับ Requirement เฉพาะขององค์กร

Migration

ย้ายข้อมูลจากระบบเดิม หรือ Upgrade ระบบจาก Version เดิม ไปยัง Version ใหม่

Integration

เชื่อมต่อ Odoo / MDERP กับ API Website E-Commerce POS หรือระบบภายนอก

Server / Hosting

บริการติดตั้ง ตั้งค่า และดูแล Environment สำหรับระบบ ERP

MA & Support

ดูแลระบบหลังใช้งาน แก้ไขปัญหา ตรวจสอบระบบ และปรับปรุงตามความต้องการ

Training

อบรมผู้ใช้งาน Key User และผู้ดูแลระบบ เพื่อให้สามารถใช้งานระบบได้อย่างถูกต้อง

ดูรายละเอียด Odoo Service และบริการ MDERP

ERP กับการ Integration

ERP สามารถเชื่อมต่อกับระบบภายนอก เพื่อให้ข้อมูลไหลต่อเนื่องกัน และลดการบันทึกข้อมูลซ้ำ

ERP กับ E-Commerce

ระบบ E-Commerce สามารถส่งคำสั่งซื้อจากหน้า Website เข้ามาที่ ERP เพื่อดำเนินกระบวนการขาย ตรวจสอบ Stock และจัดส่งสินค้า

ERP กับโรงงานผลิต

สำหรับโรงงาน ERP สามารถเชื่อมกระบวนการขาย BOM วัตถุดิบ Manufacturing คลังสินค้า และ Shipping เข้าด้วยกัน

ERP กับธุรกิจบริการ

ธุรกิจบริการสามารถนำ ERP ไปจัดการต้นทุน วัสดุ สินค้า และการให้บริการ รวมถึงเชื่อม Workflow ที่แตกต่างจากธุรกิจทั่วไป

ERP กับธุรกิจให้เช่า

ธุรกิจให้เช่าสามารถเชื่อมข้อมูลลูกค้า สัญญา พื้นที่เช่า การเรียกเก็บเงิน และ Accounting เข้าด้วยกัน

ตัวอย่างการนำ ERP ไปประยุกต์ใช้

ERP สามารถนำไปใช้งานกับธุรกิจหลายประเภท และแต่ละธุรกิจอาจมี Requirement แตกต่างกัน

• ธุรกิจบริการ ที่ต้องบริหารทั้งสินค้า วัตถุดิบ ต้นทุน และแรงงาน
• E-Commerce ที่ต้องการเชื่อมคำสั่งซื้อจาก Website ไปยัง Stock และ Accounting
• โรงงานผลิต ที่ต้องควบคุม BOM วัตถุดิบ Production และ Shipping
• ธุรกิจให้เช่า เช่น ตลาด พื้นที่เช่า อาคาร หรือทรัพย์สิน

การเลือกผู้ให้บริการ ERP ควรพิจารณาอะไร?

• มีความเข้าใจ Business Process ของธุรกิจหรือไม่
• สามารถวิเคราะห์ Requirement และออกแบบระบบได้หรือไม่
• มีทีมพัฒนา สำหรับ Customize และแก้ไขระบบหรือไม่
• รองรับ Migration จากระบบเดิมหรือไม่
• สามารถทำ Integration กับระบบอื่นได้หรือไม่
• มี Training และ Support หลัง Go-Live หรือไม่
• มีแผน Maintenance และ Upgrade ระบบในอนาคตหรือไม่

สรุป ERP, Odoo และ MDERP

ERP เป็นระบบกลางที่ช่วยเชื่อมโยงกระบวนการทำงาน ข้อมูล และทรัพยากรขององค์กร ให้แต่ละฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

Odoo เป็นหนึ่งใน Platform ERP ที่ออกแบบเป็น Module และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับหลายประเภทธุรกิจ

สำหรับองค์กรที่ต้องการระบบบนแนวทาง Odoo Community พร้อมความสามารถเพิ่มเติม รองรับธุรกิจไทย และสามารถ Customize ตาม Requirement สามารถพิจารณา MDERP และบริการ Odoo ของ MDSoft

ปรึกษาระบบ ERP / Odoo / MDERP

วิดีโอแนะนำระบบ ERP คืออะไร?

สำหรับผู้ที่ต้องการทำความเข้าใจระบบ ERP เพิ่มเติม สามารถดูวิดีโอแนะนำเกี่ยวกับระบบ ERP เพื่อเห็นภาพรวมของการนำระบบไปใช้กับองค์กรได้ด้านล่าง

บทความโดย : บริษัท เอ็ม.ดี.ซอฟต์ จำกัด

บทความและบริการที่เกี่ยวข้อง

• Odoo คืออะไร? ระบบ ERP ทำอะไรได้บ้าง
• Odoo Service และบริการ MDERP สำหรับธุรกิจไทย
• การ Implement และ Customize ระบบ ERP
• การเชื่อมต่อ ERP กับอุปกรณ์และระบบภายนอก

บริการ Odoo / MDERP บริการ Implementation และ Customize ERP ปรึกษาการวางระบบ ERP ด้วย Odoo / MDERP