โดยปกติหากทำรายการจ่ายในเดือนนั้น ๆ เลขที่ของเอกสารจะรันเองอัตโนมัติ แต่หากเรามีการจ่ายย้อนหลังจะทำให้เลขที่ของหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่ายรันตามเดือนที่จ่าย เช่น Invoice ระบุให้จ่ายในเดือน 06/2021 แต่กิจการทำจ่ายในเดือน 07/2021 ทำให้เลขที่ของหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่ายรันเป็นเดือน ปัจจุบันคือ 07/2021 เราจะมีวิธีแก้ไขเลขที่ของหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่ายในระบบ MDERP อย่างไร
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบรายการ Payment นั้น เพื่อตรวจสอบเลขที่การหัก ณ ที่จ่ายว่าเลขที่เป็นของเดือนไหน
-
ตรวจสอบเลขที่หัก ณ ที่จ่าย
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบเลขที่หัก ณ ที่จ่าย ไปที่ Accounting > Suppliers > Withholding Tax หากพบว่าเลขที่เป็นของเดือน 07 แต่เลขที่เอกสารจริง ๆ ควรเป็นเดือน 6 ให้ทำตามขั้นตอนต่อไป
-
แก้ไขเลขที่หัก ณ.ที่จ่าย
ขั้นตอนที่ 3 จากนั้นก็ทำการแก้ไขได้เลย ไปที่ Accounting > Configuration > Withholding Tax > แก้ไขที่เลขหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องการ > Apply
ขั้นตอนที่ 4 ไปที่รายการ payment ที่ต้องการแก้ไข จากนั้น Unreconcile > Set to Draft > Edit > แถบ Withholding Tax > ลบรายการหัก ณ ที่จ่ายออกก่อน > เพิ่มรายการใหม่ > Save
ขั้นตอนที่ 5 ทำจ่ายรายการนั้นได้เลย กด Payment > Validate จากนั้นมาตรวจสอบเลขหัก ณ ที่จ่ายที่แก้ไข
ขั้นตอนที่ 6 เมื่อเปลี่ยนเลขหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องการแล้วแล้วก็สามารถปริ้นเอกสารส่งได้เลย โดยเลือกที่รายการ Print Certificate > เลือกหมายเลข WHT ที่ต้องการ > Print
จากขั้นตอนที่กล่าวมาก็เป็นวิธีการเปลี่ยนหมายเลขหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งขั้นตอนก็อาจจะไม่ยุ่งยาก เพียงแต่อาจจะทำให้ผู้ที่มาแก้ไขรายการสับสนได้ แต่ทางที่ดีควรที่จะทำการจ่ายชำระภายในเดือน และออกหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย ให้ตรงตามงวดที่จ่ายชำระหนี้ จะได้ไม่เป็นปัญหาในระยะยาว