เปรียบเทียบการทำ Stock Aging ด้วย Excel กับระบบ ERP แบบไหนเหมาะกับธุรกิจ?

เปรียบเทียบการทำ Stock Aging ด้วย Excel กับระบบ ERP แบบไหนเหมาะกับธุรกิจ?

มี Stock อยู่ในคลังจำนวนมาก แต่ไม่รู้ว่าสินค้าตัวไหนค้างมานานแค่ไหน? หลายธุรกิจจึงเริ่มทำ Stock Aging เพื่อดูอายุของสินค้าที่เหลืออยู่ในคลัง แบ่งข้อมูลออกเป็นช่วง เช่น 0–30 วัน, 31–60 วัน, 61–90 วัน หรือมากกว่า 90 วัน เพื่อมองหาสินค้าที่หมุนเวียนช้าและนำข้อมูลไปวางแผนจัดซื้อหรือระบายสินค้า

ในช่วงเริ่มต้น หลายบริษัทเลือกใช้ Stock Aging Excel เพราะสามารถนำข้อมูล Inventory มาจัดตาราง คำนวณ และทำ Pivot Table ได้ตามต้องการ แต่เมื่อจำนวนสินค้าเพิ่มขึ้น มีหลายคลัง หรือมีรายการเคลื่อนไหวจำนวนมาก การจัดการข้อมูลด้วย Excel อาจต้องใช้เวลาและการดูแลมากขึ้น จึงเกิดคำถามว่า Stock Aging Software หรือระบบ ERP ช่วยจัดการเรื่องนี้ได้อย่างไร และแตกต่างจากการทำ Inventory Excel vs ERP อย่างไร?

Stock Aging คืออะไร และทำไมธุรกิจควรให้ความสำคัญ?

มStock Aging หรือ Inventory Aging คือการวิเคราะห์อายุของสินค้าที่คงเหลืออยู่ในคลัง โดยพิจารณาจากวันที่หรือข้อมูลที่ใช้เป็นจุดเริ่มต้นของอายุ Stock แล้วจัดกลุ่มออกเป็นช่วงเวลา เพื่อให้เห็นว่าสินค้าจำนวนเท่าไรอยู่ในคลังมานานแล้ว

ตัวอย่างเช่น บริษัทมีสินค้าคงเหลือ 10,000 ชิ้น แต่เมื่อดูรายละเอียดแล้วพบว่าส่วนหนึ่งอยู่ในคลังมานานกว่า 90 หรือ 180 วัน ข้อมูลนี้อาจสะท้อนว่าสินค้าบางรายการมีการหมุนเวียนต่ำ และควรนำไปวิเคราะห์ต่อว่ามีสาเหตุมาจากการสั่งซื้อเกินความต้องการ สินค้าขายช้า หรือมีปัจจัยอื่นที่ทำให้ Stock ไม่เคลื่อนไหว

รายงาน Inventory Aging ในระบบ ERP โดยทั่วไปสามารถแบ่งข้อมูลตามช่วงอายุ และนำข้อมูลอย่างจำนวนหรือมูลค่า Stock มาใช้ประกอบการวิเคราะห์ได้ ตัวอย่างเช่น Microsoft Dynamics 365 มีรายงาน Inventory Aging ที่สามารถจัดกลุ่มปริมาณและมูลค่า Inventory ตามช่วงเวลา รวมถึงกรองข้อมูลตามสินค้าและคลังได้

ดังนั้น Stock Aging จึงไม่ได้มีประโยชน์เพียงแค่บอกว่า “สินค้าอยู่ในคลังมากี่วัน” แต่ยังช่วยให้ธุรกิจมองเห็นคุณภาพของ Stock และนำข้อมูลไปประกอบการวางแผนจัดซื้อ การขาย และการบริหารสินค้าคงคลังได้มากขึ้นเพราะสามารถนำข้อมูล Inventory มาจัดตาราง คำนวณ และทำ Pivot Table ได้ตามต้องการ แต่เมื่อจำนวนสินค้าเพิ่มขึ้น มีหลายคลัง หรือมีรายการเคลื่อนไหว

ทำ Stock Aging ด้วย Excel เริ่มต้นง่าย แต่ต้องดูแลข้อมูลเอง

สำหรับธุรกิจที่มีสินค้าไม่มาก การใช้ Stock Aging Excel ถือเป็นวิธีที่เริ่มต้นได้ง่าย เพราะ Excel สามารถสร้างตารางสินค้า เพิ่มวันที่รับเข้า จำนวนคงเหลือ และคำนวณอายุของ Stock จากข้อมูลที่มีอยู่ จากนั้นสามารถใช้ Filter, Formula หรือ Pivot Table เพื่อแบ่งกลุ่มสินค้าและวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติมได้

Microsoft เองก็ระบุว่า Inventory Spreadsheet สามารถใช้จัดเก็บรายการสินค้า ปริมาณ และรายละเอียดต่าง ๆ ได้ โดยผู้ใช้งานสามารถเพิ่มคอลัมน์หรือปรับรูปแบบให้เหมาะกับการจัดการ Inventory ของตัวเองได้

แต่สิ่งที่ต้องระวังคือ Excel ไม่ได้ทำให้ข้อมูล Stock อัปเดตเองเพียงเพราะสร้างรายงานไว้ หากข้อมูลต้นทางมีการเปลี่ยนแปลง ผู้ใช้งานก็ต้องนำข้อมูลใหม่เข้ามาอัปเดตและตรวจสอบสูตรหรือโครงสร้างของรายงานอีกครั้ง

เมื่อข้อมูลมีจำนวนมากขึ้น ขั้นตอนที่เคยทำได้ง่ายอาจเริ่มซับซ้อน เช่น ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายไฟล์ ต้องรวมข้อมูลจากหลายคลัง ต้องตรวจสอบรายการรับเข้าและจ่ายออก หรือจำเป็นต้องคำนวณอายุ Stock ตามหลักการเฉพาะของธุรกิจ ซึ่งในทางปฏิบัติการทำ Inventory Aging ด้วย Excel อาจต้องใช้สูตรและการจัดการข้อมูลหลายขั้นตอนมากขึ้น มีตัวอย่างการใช้งาน Excel เพื่อคำนวณ Inventory Aging แบบ FIFO ที่ต้องจัดการข้อมูลและสูตรเพิ่มเติม ซึ่งสะท้อนว่าการวิเคราะห์ Stock Aging ด้วย Spreadsheet อาจซับซ้อนได้เมื่อเงื่อนไขของข้อมูลเพิ่มขึ้น

Stock Aging Software และ ERP ต่างจาก Excel อย่างไร?

ความแตกต่างสำคัญไม่ได้อยู่ที่ว่า “Excel ทำ Stock Aging ได้หรือไม่ได้” เพราะ Excel สามารถนำมาสร้างรายงานได้ แต่ประเด็นคือ ข้อมูลที่นำมาทำรายงานมาจากไหน และต้องใช้แรงในการจัดการข้อมูลมากแค่ไหน

หากใช้ Excel ผู้ใช้งานอาจต้องนำข้อมูลจากระบบต่าง ๆ มาเตรียมก่อน เช่น ข้อมูลรับสินค้า ข้อมูลขาย หรือข้อมูล Stock คงเหลือ แล้วจึงนำมาคำนวณและสร้างรายงานอีกครั้ง ในขณะที่ ERP มีโอกาสเชื่อมโยงข้อมูลเหล่านี้ไว้ในระบบเดียวกัน ทำให้รายงาน Stock Aging สามารถอ้างอิงข้อมูล Inventory ที่เกิดจากกระบวนการทำงานภายในระบบได้

ตัวอย่างเช่น ระบบ ERP บางระบบสามารถแสดงอายุของ Stock แยกตามสินค้า คลัง หรือช่วงเวลา และแสดงทั้งจำนวนและมูลค่า Inventory เพื่อใช้วิเคราะห์สินค้าที่ไม่ได้เคลื่อนไหวหรือหมุนเวียนช้าได้

อีกจุดที่น่าสนใจคือ ERP ไม่ได้หมายความว่าจะต้อง “เลิกใช้ Excel” เสมอไป เพราะระบบ ERP หลายระบบยังสามารถส่งออกข้อมูลหรือรายงานไปวิเคราะห์ต่อใน Excel ได้ เช่น Microsoft Dynamics 365 รองรับการ Export ผลลัพธ์ของ Inventory Aging Report ไปเป็น Excel หรือรูปแบบอื่นได้

ดังนั้นในหลายกรณี ERP และ Excel สามารถทำงานร่วมกันได้ โดยให้ ERP เป็นแหล่งข้อมูลหลัก และใช้ Excel สำหรับการวิเคราะห์หรือจัดรูปแบบข้อมูลเพิ่มเติมตามความต้องการ

Inventory Excel vs ERP ควรเลือกแบบไหน?

การเลือกใช้ Excel หรือ ERP ไม่จำเป็นต้องตัดสินจากจำนวนสินค้าว่า “มาก” หรือ “น้อย” เพียงอย่างเดียว แต่ควรดูว่ากระบวนการจัดการ Inventory ของธุรกิจมีความซับซ้อนแค่ไหน

หากเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่มี SKU ไม่มาก และต้องการวิเคราะห์ Stock เป็นครั้งคราว Excel อาจยังตอบโจทย์ได้ดี แต่หากธุรกิจมีหลายคลัง มีรายการสินค้าเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ หรือจำเป็นต้องติดตาม Stock Aging เป็นประจำ การมีระบบที่จัดการข้อมูล Inventory อย่างเป็นระบบอาจช่วยลดงานที่ต้องรวบรวมและเตรียมข้อมูลด้วยตัวเอง

เมื่อไหร่ที่ธุรกิจควรพิจารณาใช้โปรแกรม Stock Aging?

สัญญาณหนึ่งที่เห็นได้ชัดคือ เมื่อทีมงานเริ่มใช้เวลาไปกับการ เตรียมข้อมูล มากกว่าการ วิเคราะห์ข้อมูล เช่น ต้อง Export Stock ออกมาจากระบบทุกเดือน แล้วนำไปจัดรูปแบบใน Excel ต้องรวมข้อมูลจากหลายคลัง ต้องตรวจสอบว่าสินค้าตัวไหนมีข้อมูลไม่ครบ หรือทุกครั้งที่ต้องการดู Stock Aging ต้องให้ทีมงานจัดทำรายงานขึ้นมาใหม่

หากกระบวนการเหล่านี้เกิดขึ้นเป็นประจำ อาจถึงเวลาที่ควรพิจารณา Stock Aging Software หรือ ERP ที่สามารถนำข้อมูล Inventory มาใช้สร้างรายงานได้โดยตรง นอกจากนี้ หากต้องการนำ Stock Aging ไปวิเคราะห์ร่วมกับข้อมูลอื่น เช่น สินค้าขายดี สินค้าหมุนเวียนช้า มูลค่า Stock หรือข้อมูลการจัดซื้อ การมีข้อมูลอยู่ในระบบเดียวกันจะช่วยให้มองภาพรวมของ Inventory ได้สะดวกขึ้น

จาก Stock Aging สู่การวางแผน Inventory ที่แม่นยำขึ้น

สิ่งสำคัญของ Stock Aging ไม่ใช่เพียงการรู้ว่าสินค้า “เก่า” แค่ไหน แต่คือการนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ต่อ เช่น หากพบว่าสินค้าบางกลุ่มมี Stock อายุเกิน 90 วันจำนวนมาก อาจนำข้อมูลไปตรวจสอบต่อว่าควรลดการสั่งซื้อ ปรับแผนการขาย ทำ Promotion หรือจัดการ Stock อย่างไร ขณะเดียวกัน หากพบว่าสินค้าบางรายการมี Stock อายุไม่นานแต่หมดจากคลังอย่างรวดเร็ว ก็อาจนำข้อมูลไปประกอบการวางแผนจัดซื้อรอบถัดไป

ในระบบ ERP รายงาน Inventory Aging จึงสามารถเป็นส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์ Inventory ที่เชื่อมต่อกับข้อมูลการทำงานด้านอื่นได้ ไม่ใช่เพียงรายงานสำหรับดูจำนวน Stock เท่านั้น โดยระบบ ERP อย่าง Business Central ก็มีการนำข้อมูลอายุของ Stock มาใช้วิเคราะห์สินค้าที่ไม่ได้ใช้งานหรือหมุนเวียนช้า รวมถึงใช้ประกอบการวางแผนการขายและการจัดซื้อ

สรุป Stock Aging Excel หรือ ERP ขึ้นอยู่กับรูปแบบการทำงานของธุรกิจ

Stock Aging Excel ยังคงเป็นทางเลือกที่เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการเริ่มต้นวิเคราะห์ข้อมูล Inventory ด้วยเครื่องมือที่คุ้นเคยและสามารถปรับแต่งได้เอง แต่เมื่อข้อมูลเพิ่มขึ้นและต้องทำรายงานอย่างต่อเนื่อง การจัดการข้อมูลด้วย Excel อาจต้องใช้เวลาในการรวบรวม ตรวจสอบ และอัปเดตมากขึ้น ในขณะที่ Stock Aging Software หรือ ERP สามารถช่วยให้ธุรกิจจัดการข้อมูล Inventory จากกระบวนการทำงานภายในระบบ และนำข้อมูลมาใช้วิเคราะห์ Stock Aging ได้เป็นระบบมากขึ้น โดยเฉพาะธุรกิจที่มีหลายสินค้า หลายคลัง หรือมีความต้องการวิเคราะห์ข้อมูล Inventory อย่างต่อเนื่อง

ดังนั้นคำถามสำคัญคือ ธุรกิจของเราต้องการใช้ข้อมูล Stock Aging เพื่อทำอะไร และปัจจุบันใช้เวลาในการเตรียมข้อมูลมากแค่ไหน เพราะเมื่อข้อมูล Stock ถูกนำมาใช้เพื่อวางแผนการซื้อ การขาย และการบริหารคลังสินค้า การมีข้อมูลที่เป็นระบบก็จะช่วยให้การตัดสินใจทำได้ง่ายขึ้น

หากธุรกิจต้องการมากกว่าการทำ Stock Aging Excel และอยากจัดการข้อมูลสินค้า คลังสินค้า และการเคลื่อนไหวของ Stock ให้เชื่อมโยงกันในระบบเดียว MDERP จาก MDSoft เป็นอีกทางเลือกที่ช่วยจัดการข้อมูล Inventory ได้อย่างเป็นระบบ พร้อมนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์ Stock และวางแผนการจัดการสินค้าได้สะดวกยิ่งขึ้น สนใจระบบ MDERP สำหรับธุรกิจของคุณ ติดต่อ MDSoft เพื่อสอบถามรายละเอียดและแนวทางการใช้งานที่เหมาะกับธุรกิจได้เลย