การพิมพ์เอกสารสำคัญย้อนหลังได้ คือประโยชน์อีกอย่างหนึ่งของ ERP
ในปัจจุบันการดำเนินงานของธุรกิจจะมีเอกสารยืนยันระหว่างการซื้อ - ขาย ซึ่งทั้งผู้ซื้อและผู้ขายจะต้องมีหลักฐานเก็บไว้ อาจจะเก็บในรูปแบบของต้นฉบับหรือสำเนา เมื่อผู้ซื้อทำเอกสารสูญหายหรือเอกสารชำรุด ผู้ซื้อสามารถขอสำเนาหลักฐานที่ผู้ขายเก็บไว้ได้ ในกรณีเหล่านี้อาจเกิดได้กับทุกบริษัทที่มีการซื้อ - ขาย ฉะนั้น ผู้ขายจะต้องมีระบบการจัดการกับเอกสารสำคัญๆ แบบนี้ไว้อย่างดี เพื่อป้องกันเอกสารสูญหาย เมื่อผู้ซื้อต้องการเอกสารก็สามารถออกให้ได้
ระบบ ERP เป็นอีกระบบหนึ่งที่สามารถเก็บข้อมูลในการซื้อ-ขายของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือรายงานต่างๆ เพื่อสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ โดยการค้นหาชื่อบริษัท หรือวันที่ที่ทำรายการ ข้อมูลที่ต้องการก็จะแสดงในระบบ ทำให้สะดวกต่อการทำงาน สามารถตรวจสอบได้ ทั้งนี้ระบบสามารถแนบหลักฐานการโอนเงิน หรือบันทึกข้อความที่สำคัญเกี่ยวกับเอกสารนั้นๆ ได้ เพื่อยืนยันการทำรายการในระบบ เช่น ในการทำรายการรับชำระเงินจากลูกค้า (Customer Payment) เราจะรู้ได้อย่างไรว่าทางบริษัทลูกค้าได้ชำระเงินแล้วจริงๆ ก็ดูจากหลักฐานการโอนเงินที่แนบไว้ใน Log a note ใต้เอกสารนั้นๆ เป็นต้น เมื่อมีข้อสงสัยหรือปัญหาเกี่ยวกับเอกสาร สามารถเข้าระบบเพื่อตรวจสอบข้อมูลได้ รวมไปถึงระบบสามารถพิมพ์เอกสารออกมาใช้ได้ โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ในขณะนั้น แต่สามารถพิมพ์เอกสารในเวลาที่ต้องการใ้งานได้ ทำให้เมื่อลูกค้าหรือเจ้าหนี้มีปัญหาเกี่ยวกับเอกสาร ทางบริษัทสามารถพิมพ์เอกสารนั้นๆ เพื่อส่งให้กับลูกค้าหรือเจ้าหนี้ ถือเป็นการยืนยันว่ามีการทำรายการนั้นจริงๆ
นับว่าระบบ ERP มีการทำงานที่น่าเชื่อถือ ตรวจสอบได้ เหมาะแก่การนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานของธุรกิจต่างๆ เพื่อลดความผิดพลาดในการทำงานของพนักงาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานภายในองค์กร ทั้งนี้ ทางบริษัท เอ็.ดี.ซอฟต์ จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาระบบ ERP เพื่อให้ตอบสนองความต้องการ และ ครอบคลุม การใช้งาน ทุกแผนกภายในองค์กร เพื่อการจัดการบริหารที่ง่าย และ สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น หากสนใจสามารถที่จะสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการได้ที่ สอบถามข้อมูลบริการ ได้ค่ะ
บทความโดย : https://www.mdsoft.co.th/ (บริษัทเอ็ม.ดี ซอฟต์ จำกัด)
บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการ Implement ระบบ ERP ด้วย Odoo