โดยทั่วไปข้อมูลสำคัญจะไม่ได้รับการเปิดเผยแพร่ หากไม่ได้รับอนุญาตจากองค์กร ซึ่งเมื่อข้อมูลสำคัญต่างๆ เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลธุรกรรมต่างๆ เป็นต้น ถูกเผยแพร่คงสันนิษฐานได้ไม่ยากว่าผู้ที่ทำการเผยแพร่เป็นใคร ก็คงไม่พ้นคนภายในองค์กรที่รับทราบข้อมูลทุกอย่างเป็นอย่างดี ในการตรวจสอบส่วนใหญ่จะมีการสัมภาษณ์เบื้องต้น หรืออาจจะการจับผิดการกระทำของคนดังกล่าว เพื่อพิสูจน์หาความจริงให้ได้ว่า ใครเป็นผู้กระทำ เมื่อหาผู้ทำผิดได้แล้วจะต้องมีการทำโทษในระดับที่ผู้บริหารจะพิจารณา โดยจากที่กล่าวมาทั้งหมด สามารถป้องกันได้ หากองค์กรมีการจำกัดบุคคลที่จะทราบข้อมูลสำคัญเพียงไม่กี่คน เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบและป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้นในภายหลังได้
ระบบ ERP มีระบบป้องกันข้อมูลที่อาจจะรั่วไหลได้ โดยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลในแต่ละแผนกชัดเจน ด้วยการระบุ user ในการเข้าใช้งานในระบบ กล่าวคือ แต่ละแผนกจะมองเห็นรายการเฉพาะของตนเองหากเข้าใช้งานใน user ที่กำหนด ทำให้ไม่สามารถเห็นรายการของแผนกอื่นได้ นอกจากบุคคลที่มีสิทธิ์ในการมองเห็นรายการแต่ละแผนก เช่น ระดับ manager, ระดับผู้บริหาร เป็นต้น ซึ่งในการใช้งานแต่ละครั้งจะแสดงรายการให้เห็นว่าใครเป็นคนใช้งาน มีการทำรายการอะไรไปบ้าง ในวัน เวลาใดบ้าง ใน Log a note ที่เก็บข้อมูลใต้รายการนั้น หากมีการส่งข้อมูลไปยังผู้อื่น ระบบก็จะเก็บข้อมูลไว้เ่ช่นเดียวกัน ทำให้การทำรายการดังกล่าวสามารถตรวจสอบได้ มีหลักฐานยืนยัน สามารถเชื่อถือได้
การจัดการ user ของระบบ ERP
ทั้งนี้ ทางบริษัท เอ็ม.ดี.ซอฟต์ จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาระบบ ERP เพื่อให้ครอบคลุม การใช้งานของทุกแผนกภายในองค์กรและตอบสนองความต้องการของผู้บริหาร เพื่อการจัดการบริหารที่ง่ายขึ้น ทำให้สามารถตรวจสอบการทำงานภายในองค์กร และ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานให้มากขึ้น หากสนใจสามารถที่จะสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการได้ที่ สอบถามข้อมูลบริการ ได้ค่ะ
บทความโดย : https://www.mdsoft.co.th/ (บริษัทเอ็ม.ดี ซอฟต์ จำกัด)
บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการ Implement ระบบ ERP ด้วย Odoo