เงินสดย่อย (Petty Cash)
เงินสดย่อย หมายถึง เงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการกำหนดขึ้นไว้จ่ายค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนไม่มากนัก ซึ่งไม่สามารถจ่ายเป็นเช็คได้ หรือไม่สะดวกในการเขียนเช็คสั่งจ่าย ซึ่งเมื่อเกิดรายการนั้นขึ้นแล้วกิจการมีความจำเป็นที่จะต้องรีบจ่ายทันที เช่น ค่ารับรอง ค่าไปรษณีย์ ค่าพาหนะ ซึ่งเงินสดย่อยนี้จะอยู่ในความรับผิดชอบของพนักงานการเงิน หรือพนักงานบริษัทคนใดคนหนึ่งก็ได้ เรียกว่า “ผู้รักษาเงินสดย่อย”
ผู้รักษาเงินสดย่อยมีหน้าที่ดังนี้
1. เก็บรักษาเงินสดย่อยไว้ เมื่อมีผู้มาขอเบิกก็จะจ่ายเงินตามหลักฐานนั้น
2. บันทึกการจ่ายเงินในสมุดเงินสดย่อย เพื่อเป็นการบันทึกช่วยจำว่าได้จ่ายอะไรไปบ้าง
3. รวบรวมหลักฐานการจ่ายเงินและจัดทำใบสำคัญเพื่อขอเบิกชดเชยเงินสดย่อย
เงินสดย่อยมี 2 ระบบ คือ
1. ระบบเงินสดย่อยแบบจำกัดวงเงิน (Impress System) เป็นระบบที่นิยมใช้มากโดยกิจการจะกำหนดวงเงินสดย่อยขึ้นมาจำนวนหนึ่งตามความเหมาะสม และมอบให้ผู้รักษาเงินสดย่อยรับผิดชอบในการจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ซึ่งวงเงินสดย่อยจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อมีการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ แต่จะเปลี่ยนแปลงเฉพาะเมื่อมีการเพิ่มหรือลดวงเงินสดย่อย เท่านั้น
2. ระบบเงินสดย่อยแบบไม่จำกัดวงเงิน (Fluctuating System) เป็นวิธีการเกี่ยวกับเงินสดย่อย ที่ไม่ได้กำหนดวงเงินสดย่อยไว้เป็นจำนวนแน่นอนผู้รักษาเงินสดย่อยอาจขอเบิก เงินชดเชยเป็นจำนวนเท่ากับ, มากกว่าหรือน้อยกว่า เงินสดย่อยที่จ่ายไปได้ตลอดเวลา
ประโยชน์ของเงินสดย่อย
1. เป็นการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ เกี่ยวกับรายจ่ายเล็กๆ น้อยๆ ให้ผู้รักษาเงินสดย่อยเป็นผู้รับผิดชอบช่วยให้กิจการเกิดระบบการควบคุมภายใน ที่รัดกุมยิ่งขึ้นเกี่ยวกับการใช้จ่ายเงินสดย่อย เพราะการใช้ระบบเงินสดย่อย จะทำให้เกิดการใช้เช็คเพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายจำนวนมาก และใช้ระบบเงินสดย่อยจ่ายค่าใช้จ่ายจำนวนเล็กน้อยที่ไม่มีความสำคัญต่อการที่จะก่อให้เกิดการทุจริตได้
2. ทำให้เกิดการประหยัดเวลาในการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่มีจำนวน เล็กน้อยและเกิดขึ้นอยู่เสมอ เพราะจะรวบรวมบันทึกครั้งเดียวคือเมื่อผู้รักษาเงินสดย่อยเบิกชดเชย
3. ช่วยให้กิจการสามารถหลีกเลี่ยงการเก็บเงินสดไว้ในมือมากเกินไป อาจทำให้เกิดการสูญเสียผลประโยชน์จากการหาดอกผลจากเงินสด
สามารถอ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมได้ ที่ งบการเงิน ( Financial Statement )
บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการ Implement ระบบ ERP ด้วย Odoo