วิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ
กิจการซื้อมา-ขายไป จะมีการซื้อสินค้ามาเพื่อให้เพียงพอและสำรองไว้เพื่อให้มั่นใจได้ว่า กิจการมีสินค้าพร้อมขาย ตลอดเวลา ดังนั้น เมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชี ต้องตรวจนับ และ ตีราคาสินค้า ว่าคงเหลืออยู่เป็นจำนวนเงินเท่าใด จะบันทึกเป็น “สินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวดบัญชี หรือ สินค้าคงเหลือปลายงวด” เพื่อนำไปแสดง เป็นสินทรัพย์ ใน งบการเงิน
วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบสิ้นงวด ( Periodic Inventory Method )
เหมาะสำหรับธุรกิจขายปลีก มีสินค้าจำนวนมากหลากหลายประเภทและสินค้าส่วนใหญ่มีราคาไม่สูง ราคาต่อหน่วยต่ำ ปริมาณในการขายในแต่ละวันมีจำนวนมากและมีการขายบ่อยครั้ง เช่น ขายยา เครื่องเขียน เป็นต้น วิธีนี้กิจการจะทราบยอดสินค้าคงเหลือ ณ วันใดวันหนึ่ง หรือ ณ วันสิ้นงวดบัญชีได้โดยการตรวจนับตัวสินค้า และทำการตีราคาสินค้า แต่ไม่อาจทราบยอดคงเหลือได้จากสมุดบัญชี เพราะการบันทึกบัญชีตามวิธีนี้ เวลาซื้อจะไม่มีการบันทึกบัญชีสินค้า แต่จะบันทึกเป็นบัญชีซื้อแทน วิธีนี้จึงเหมาะกับสินค้าที่ไม่สะดวกที่จะคำนวณต้นทุนขาย ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าจึงไม่มีการบันทึกต้นทุนขาย และลดยอดสินค้าคงเหลือเมื่อมีการขายสินค้า ต้องรอจนถึงวันสิ้นงวดบัญชีจึงจะทำการตรวจนับสินค้า และคำนวณมูลค่าคงเหลือในวันสิ้นงวดบัญชี ผลต่างระหว่างสินค้าที่เหลืออยู่กับสินค้าที่มีไว้เพื่อขาย ก็จะเป็นต้นทุนในการขายประจำงวดนั้น
วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง ( Perpetual Inventory Method )
เหมาะสำหรับธุรกิจขายส่ง หรือธุรกิจที่ขายสินค้าประเภทปริมาณขายไม่มากนัก แต่ราคาต่อหน่วยสูง คำนวณต้นทุนต่อหน่วยได้ง่าย เช่น ขายเครื่องใช้ไฟฟ้า รถยนต์ บ้าน เป็นต้น ตามวิธีนี้จะสามารถทราบยอดสินค้าคงเหลือได้จากยอดคงเหลือในบัญชีสินค้า ณ วันใดวันนึ่ง หรือยอดคงเหลือ ณ ปัจจุบันได้ทันที เนื่องจากกิจการจะบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงเหลือ ไว้ในบัญชีสินค้า และบันทึกราคาทุนของสินค้าที่ขายไว้ในบัญชีต้นทุนขาย โดยที่กิจการจะมีการจัดทำ “บัตรสินค้า (Stock Card)” เพื่อใช้ในการบันทึกรายการซื้อ ขาย ส่งคืนและรับคืนสินค้า ซึ่งจะทำให้ทราบต้นทุนสินค้าที่ขาย และมูลค่าคงเหลือของสินค้า โดยไม่ต้องมีการตรวจนับสินค้า บริษัทที่มีขนาดใหญ่มักใช้วิธีนี้ในการบันทึกบัญชีสินค้า
ในปัจจุบัน ธุรกิจส่วนมากได้นำระบบ OpenERP เข้ามาใช้ การใช้ระบบ ดังกล่าว ทำให้กิจการสามารถตรวจเช็คยอดสินค้าคงเหลือได้อย่างตลอดเวลา (บันทึกบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง) ซึ่งถือเป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน เช่น Module Stock FIFO ที่ทางบริษัท เอ็ม.ดี. ซอฟต์ จำกัด ได้ทำการพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งาน ของ ระบบบัญชีของ ประเทศไทย มีการกำหนดให้สินค้าแต่ละชนิดในคลังสินค้า ให้คำนวนตัดสต๊อกแบบ FIFO เพิ่มการเชื่อมข้อมูลในการจัดส่งสินค้า ให้มีการอ้างอิงกับเลขที่ Invoice รวมไปถึงรายงานต่าง ๆ เช่น รายงาน Stock FIFO, Stock Card FIFO, Stock Balance
บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการ Implement ระบบ ERP ด้วย Odoo