ธุรกิจที่หลากหลายมากมายที่เติบโตขึ้นมานั้นล้วนแล้วประกอบไปด้วยการซื้อขายเพื่อดำเนินธุรกิจให้มีผลกำไร ไม่ว่าจะเป็นโรงงานผลิต แปรรูปสินค้าต่าง ๆ ซื้อมาขายไป ธุรกิจการให้บริการ นั้น นอกจากจะมีการดำเนินการรูปแบบทั่วไปแล้วก็จำเป็นจะต้องสร้างตัวตนบนโลกออนไลน์ โดยรวมแล้วต้องมีนั้นคือเว็บไซต์สำหรับเป็นหน้าตาบริษัท และก่อนที่จะมีการตกลงซื้อ ตกลงขายนั้นก็ต้องมีกระบวนการเสนอราคาโดยใช้ใบเสนอราคา ซึ่งเราจะมาอธิบายให้เข้าใจถึงความสำคัญของใบเสนอราคาและแนะนำตัวอย่าง ของใบเสนอราคาในรูปแบบต่างๆ กันนะครับ
ใบเสนอราคา หรือ Quotation
นั้นเป็นเอกสารเสนอราคาที่บริษัทจะจัดทำให้กับลูกค้าสำหรับนำเสนอกรณีที่ต้องการขายสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า เพื่อที่ทางผู้ซื้อนั้นได้ทำการตรวจสอบความถูกต้องรายการสินค้า บริการ และเงื่อนไขต่างๆ ช่องทางการชำระเงิน ช่องทางการจัดส่ง/ช่องทางการรับบริการ เป็นต้น ซึ่งเรียกได้ว่าจะมีข้อมูลรายละเอียดครบถ้วนในใบเดียวเพื่อให้ลูกค้าได้ทำการพิจราณาและตัดสินใจได้ในทันที และต่อไปเราจะแนะนำตัวอย่างใบเสนอราคาในรูปแบบต่างๆ พร้อมทั้งอธิบายส่วนสำคัญในใบนั้นๆ โดยรวบรวมมาจากระบบ MDERP
ตัวอย่างรูปแบบใบเสนอราคาทั่วไป
รูปแบบใบเสนอราคามาตราฐาน
ก่อนอื่นเลยเราขอแนะนำรายละเอียดข้อมูลที่อยู่ในใบเสนอราคาว่าประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ซึ่งประกอบด้วยกันอยู่ 3 ส่วน
- Header คือส่วนหัวของใบเสนอราคาแสดงข้อมูลบ่งบอกตัวตนผู้ซื้อและผู้ขาย และเอกสาร ประกอบไปด้วย
- โลโก้บริษัท
- ชื่อ - ที่อยู่ทางฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ
- ข้อมูลติดต่อ เบอร์โทร และ Email ติดต่อ ทางฝั่งผู้ขาย
- เลขที่ของเอกสารใบเสนอราคา
- ชื่อของเอกสาร พร้อมระบุหน้าเอกสาร
- วันที่ทำรายการเสนอราคา
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขาที่ออกใบกำกับภาษี (จะมีหรือไม่มีก็ได้)
- รหัสของลูกค้า และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร (จะมีหรือไม่มีก็ได้)
- Description คือ ส่วนที่แสดงรายละเอียดของรายการ สินค้า/บริการ ที่เสนอราคาซื้อ / ขาย ประกอบไปด้วย
- เลขลำดับรายการ (จะมีหรือไม่มีก็ได้)
- รหัสสินค้า / บริการ
- รายละเอียดสินค้า / บริการ
- จำนวนต่อหน่วย
- ราคาต่อหน่วย
- มูลค่ารวมแต่ละสินค้า
- ตัวอักษรแสดงจำนวนเงิน
- มูลค่าสินค้ารวมทุกชิ้น
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%
- มูลค่ารวมภาษี
- Footer คือ ส่วนท้ายของเอกสารแสดงข้อมูลผู้ออกใบเสนอราคาและผู้ยินยอมรับเงื่อนไข ประกอบไปด้วย
- ชื่อผู้เสนอราคา
- ลายมือผู้สั่งซื้อ / ผู้ยินยอม อนุมัติเงื่อนไขรายการ
- ประโยคข้อความแจ้งลูกค้าเพิ่มเติม (จะมีหรือไม่มีก็ได้)
- ช่องทางการชำระเงิน (จะมีหรือไม่มีก็ได้)
- ข้อความขอบคุณลูกค้า (จะมีหรือไม่มีก็ได้)
ต่อมาเรามาแนะนำรูปแบบใบเสนอราคาแต่ละแบบที่ MDERP มีกันเลยนะครับ
-
ใบเสนอราคารูปแบบเน้นพื้นหลังว่างผสมตารางเล็กน้อย เป็นรูปแบบที่พื้นหลังว่างและผสมกับการนำเสนอแบบตารางเพียงเล็กน้อย โดยส่วนที่เพิ่มเข้ามานั้นจะเป็น ข้อมูลที่อยู่สำหรับจัดส่งสินค้าหรือ รับบริการ นอกจากนี้ยังเพิ่มในส่วนของเรทราคามาให้ดู และตัดแบ่งรูปแบบส่วนหัวและส่วนท้ายอกก เหมือนเป็นใบเสนอราคาในรูปแบบสัดส่วนเดียว
ใบเสนอราคาเน้นพื้นหลังว่างผสมตารางเล็กน้อย -
ใบเสนอราคารูปแบบ 3 ส่วน เรียกได้ว่ารายละเอียดใกล้เคียงกับรูปแบบที่ 1 เลย เพราะพื้นหลังว่างและมีตารางเพียงเล็กน้อยปรับรูปแบบมินิมอล ดูสบายตา ยังแบ่งเป็น 3 ส่วน ส่วนหัว รายละเอียด และส่วนท้ายที่เพิ่มเข้ามานั้น ก็เป็นข้อมูลเบอร์โทร , Fax, Email, Website, เลขผู้เสียภาษี, ผู้ติดต่อ ของบริษัทผู้ทำการเสนอขายนั่นเอง
ใบเสนอราคา 3 ส่วน พื้นหลังว่างผสมตารางเล็กน้อย -
ใบเสนอราคารูปแบบที่มีภาพสินค้าประกอบ เรียกได้ว่ารายละเอียดครบครันกันเลยทีเดียวโดยส่วนหัวนั้นปรับเพิ่มช่องทางติดต่ออย่าง Line ID และ วิธีการจัดส่ง , เงื่อนไขการชำระเงิน นะครับ ส่วนของรายละเอียดนั้นเพิ่มเติมเข้ามาในการแสดงรายการสินค้า/บริการ คือรูปภาพสินค้าประกอบนะครับ และส่วนท้ายนั้น เพิ่มระบบ QRcode สำหรับแสกนจ่ายชำระเงิน และ แอดเพื่อนทาง Line ได้สะดวกมากขึ้น แถมยังมีแสดงข้อมูล เลขบัญชีธนาคาร และหมายเลข PromptPay สำหรับชำระเงิน ในส่วนท้ายนี้ก็ยังปรับแสดงช่องหมายเหตุเพื่อแจงรายละเอียดให้ผู้ซื้อก่อนตัดสินใจชัดเจน และปรับช่องการเซ็นชื่อสำหรับตกลง ให้ดูสวยงามากขึ้น
ใบเสนอราคามีรูปภาพประกอบและช่องทางชำระเงิน -
ใบเสนอราคารูปแบบที่เพิ่มช่องทางติดต่อเป็น QRcode รายละเอียดและดีไซน์ทั้งหมดเหมือนกันเลยกับใบเสนอราคารูปแบบที่ 3 นะครับ เพียงแต่ในใบนี้ปรับนำรูปภาพของสินค้าที่อยู่ในส่วนของตารางรายการสินค้านั้นออก เพียงเท่านั้นเอง
รูปแบบมี QRcode -
ใบเสนอราคารูปแบบที่ดูเป็นใบกำกับภาษี สำหรับใบแสนอราคารูปแบบนี้นั้นดีไซน์ดูเป็นทางการสามารถนำไปปริ้นโดยไม่ต้องเตรียมกระดาษต่อเนื่องได้เลย เพราะจัดรูปแบบชัดเจนใช้กระดาษ เปล่าๆ ได้สบาย โดยรูปแบบนี้ เน้นใช้ตารางแต่เส้นบางที่แยกรายละเอียดชัดเจน และในส่วนท้ายยังเพิ่มข้อความทิ้งท้ายสำหรับสื่อสารกับลูกค้าที่ทำให้ดูเหมือนใส่ใจ และเพิ่มชื่อฟอร์มของเอกสารระบุไว้ชัดเจน
ใบเสนอราคารูปแบบใบกำกับภาษี -
ใบเสนอราคารูปแบบที่ไม่มีเส้นตาราง เป็นใบเสนอราคาที่เป็นตัวอักษรล้วนนั่นเองเหมาะสำหรับท่านที่จะนำไปใช้กับที่เป็นรูปแบบเฉพาะของบริษัทนั้นถือว่าเหมาะมากๆ หรือกระดาษจำพวกกระดาษต่อเนื่องที่มีหลายๆ Copy นั่นเอง
ใบเสนอราคารูปแบบที่ไม่มีเส้นตาราง -
ใบเสนอราคารูปแบบตาราง เป็นใบเสนอราคาที่ดูเป็นทางการมีรายละเอียดยิบย่อยเพิ่มมาและเน้นเป็นรูปแบบตารางคล้ายกับใบแจ้งหนี้
ใบเสนอราคารูปแบบตาราง
เป็นยังไงบ้างครับกับรูปแบบใบเสนอราคาที่เราได้เตรียมมาสามารถเลือกให้เหมาะกับบริษัทของท่านได้ซึ่งทั้งหมดนี้ปริ้นออกมาจากระบบ MDSOFT ERP หรือ MDERP ที่นอกจากจะทำใบเสนอราคาแล้วยังสามารถนำไปปรับใช้งานได้ทั้งองค์ของท่าน ด้วย Features ที่หลากหลายมากความสามารถที่ใช้งานง่ายและมีสื่อแนะนำที่ชัดเจนอีกด้วยสะดวกต่อการใช้งานเป็นอย่างมาก
บริการพัฒนา Module OpenERP บริการติดตั้งระบบ OpenERP บริการ Implement ระบบ ERP ด้วย Odoo