วิธีสร้างผังบัญชี Chart of Accounts ในระบบ ERP / Odoo / MDERP พร้อมตัวอย่าง

ผังบัญชี หรือ Chart of Accounts เป็นโครงสร้างสำคัญของระบบบัญชี เพราะใช้กำหนดรหัสบัญชี ชื่อบัญชี ประเภทบัญชี และความสัมพันธ์ของแต่ละบัญชี เพื่อให้รายการทางธุรกิจสามารถบันทึก และนำไปจัดทำรายงานได้อย่างเป็นระบบ

ในระบบ ERP ผังบัญชีไม่ได้ทำหน้าที่เพียงเก็บรายชื่อบัญชีเท่านั้น แต่ยังถูกนำไปเชื่อมโยงกับงานขาย จัดซื้อ คลังสินค้า ค่าใช้จ่าย ภาษี และกระบวนการอื่นภายในองค์กร

บทความนี้จะเน้นไปที่ วิธีสร้างผังบัญชีและรหัสบัญชีในระบบ ERP / MDERP พร้อมอธิบายความหมายของแต่ละฟิลด์ และแนวทางใช้งานจริง

ผังบัญชีคืออะไร?

ผังบัญชี หรือ Chart of Accounts คือรายการและโครงสร้างของบัญชีทั้งหมดที่องค์กรกำหนดไว้ เพื่อใช้บันทึกรายการทางการเงินและบัญชี

บัญชีแต่ละรายการจะมีข้อมูลสำคัญ เช่น

• รหัสบัญชี หรือ Account Code
• ชื่อบัญชี หรือ Account Name
• ประเภทบัญชี
• หมวดบัญชี
• บัญชีแม่หรือบัญชีย่อย
• ภาษีที่เกี่ยวข้อง
• การตั้งค่ากระทบยอด

เมื่อมีผังบัญชีที่เป็นระบบ องค์กรสามารถนำรายการธุรกิจจากส่วนต่าง ๆ ไปบันทึกในบัญชีที่ถูกต้อง และใช้ข้อมูลต่อในการจัดทำรายงานทางการเงิน หรือรายงานเพื่อการบริหารได้

ความสำคัญของผังบัญชีใน ERP

ในระบบ ERP ผังบัญชีทำหน้าที่เชื่อมระหว่าง Business Process กับ Accounting

ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการขายสินค้า ระบบอาจต้องเชื่อมโยงกับ บัญชีรายได้ บัญชีลูกหนี้ ภาษีขาย หรือต้นทุนที่เกี่ยวข้อง ตามการตั้งค่าของระบบ

ในฝั่งจัดซื้อ อาจเชื่อมต่อกับบัญชีเจ้าหนี้ ค่าใช้จ่าย ภาษีซื้อ สินทรัพย์ หรือบัญชีอื่น ตามประเภทของรายการ

ดังนั้นการออกแบบ Chart of Accounts จึงส่งผลทั้งต่อการบันทึกบัญชี การทำรายงาน และความถูกต้องของข้อมูลใน ERP

วิธีสร้างผังบัญชีในระบบ ERP / MDERP

ตัวอย่างขั้นตอนเริ่มต้นในการเข้าเมนูสร้างรหัสบัญชี มีดังนี้

1. Login เข้าสู่ระบบ ERP / MDERP
2. เลือก Module Accounting
3. เข้าเมนู Configuration
4. เลือกเมนูเกี่ยวกับ Accounts / Chart of Accounts
5. กด Create หรือ New เพื่อสร้างรหัสบัญชีใหม่

Account Code และ Account Name

Account Code

Account Code คือรหัสที่ใช้ระบุบัญชีแต่ละรายการ โดยควรวางโครงสร้างรหัสให้เป็นระบบ และรองรับการเพิ่มบัญชีในอนาคต

ตัวอย่างเช่น

• 1101 เงินสด
• 1102 เงินฝากธนาคาร
• 1201 ลูกหนี้การค้า
• 2101 เจ้าหนี้การค้า
• 4101 รายได้จากการขาย
• 5101 ค่าใช้จ่ายสำนักงาน

Account Name

Account Name คือชื่อบัญชีที่ใช้แสดงให้ผู้ใช้งานเห็น ควรตั้งชื่อให้ชัดเจน และสื่อถึงลักษณะของรายการ เพื่อช่วยลดความผิดพลาดในการเลือกบัญชี

Parent Account คืออะไร?

Parent ใช้กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างบัญชีหลัก และบัญชีย่อย

ตัวอย่างเช่น หมวดค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภค อาจมีบัญชีย่อย ได้แก่

• ค่าไฟฟ้า
• ค่าน้ำประปา
• ค่าโทรศัพท์
• ค่า Internet

การแบ่ง Parent / Child Account ช่วยให้สามารถจัดกลุ่มข้อมูล และดูยอดรวมในระดับหมวด หรือเจาะดูรายละเอียดระดับบัญชีย่อยได้ ตามความสามารถของระบบ

Internal Type ของบัญชี

ในระบบ MDERP รุ่นที่ใช้เป็นตัวอย่างในบทความเดิม มีการกำหนด Internal Type เพื่อบอกลักษณะการทำงานของบัญชี หลายประเภท :contentReference[oaicite:5]{index=5}

View

ใช้สำหรับบัญชีหรือหัวข้อที่มีไว้ เพื่อจัดโครงสร้างหรือดูข้อมูล โดยไม่ได้ใช้บันทึกรายการทางบัญชีโดยตรง

Regular

บัญชีทั่วไป ใช้สำหรับบันทึกรายการบัญชีตามปกติ

Receivable

ใช้กับบัญชีลูกหนี้ เช่น ลูกหนี้การค้า หรือลูกหนี้ประเภทต่าง ๆ

Payable

ใช้กับบัญชีเจ้าหนี้ เช่น เจ้าหนี้การค้า หรือเจ้าหนี้ประเภทต่าง ๆ

Liquidity

ใช้กับบัญชีที่เกี่ยวกับสภาพคล่อง เช่น เงินสด หรือบัญชีธนาคาร ตามโครงสร้างของระบบ

Consolidation

ในระบบรุ่นเดิม มีประเภทที่เกี่ยวข้องกับการรวมข้อมูล หรือการจัดทำงบรวม ตามรูปแบบการใช้งานของระบบในขณะนั้น

Closed

ใช้กับบัญชีที่ปิด หรือไม่ต้องการนำไปใช้งานต่อ ตาม Logic ของระบบรุ่นนั้น

Account Type และ 5 หมวดบัญชี

อีกส่วนหนึ่งคือ Account Type ซึ่งใช้กำหนดหมวดบัญชี โดยบทความเดิมแบ่งเป็น 5 หมวดหลัก :contentReference[oaicite:6]{index=6}

1. Asset - สินทรัพย์
   เช่น เงินสด ธนาคาร ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ และสินทรัพย์ถาวร
2. Liability - หนี้สิน
   เช่น เจ้าหนี้ เงินกู้ และหนี้สินค้างจ่าย
3. Equity - ส่วนของเจ้าของ / ผู้ถือหุ้น
   เช่น ทุน และกำไรสะสม
4. Income - รายได้
   เช่น รายได้จากการขาย และรายได้จากบริการ
5. Expense - ค่าใช้จ่าย
   เช่น ค่าใช้จ่ายสำนักงาน เงินเดือน ค่าเช่า และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

การตั้งค่าบัญชีเพิ่มเติม

ในหน้าสร้างบัญชีของ MDERP รุ่นเดิม ยังมีการตั้งค่าอื่นที่เกี่ยวข้อง เช่น Active, Default Taxes, Allow Reconciliation, Internal Notes และ Currency :contentReference[oaicite:7]{index=7}

Active

ใช้กำหนดว่าบัญชีรายการนั้น ยังเปิดใช้งานอยู่หรือไม่

Default Taxes

ใช้กำหนดภาษีที่เกี่ยวข้องกับบัญชี เพื่อช่วยให้ระบบเลือกภาษี ตามการตั้งค่าได้

Allow Reconciliation

ใช้กำหนดว่าบัญชี สามารถนำไปใช้ในกระบวนการ ตรวจสอบหรือกระทบยอดได้หรือไม่

การตั้งค่านี้มีความสำคัญ กับบัญชีที่ต้องมีการ Matching รายการเดบิตและเครดิต หรือรายการรับ-จ่าย

Internal Notes

ใช้บันทึกคำอธิบายเพิ่มเติม เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ หรือวิธีใช้งานบัญชีนั้น

Secondary Currency

ในระบบที่รองรับหลายสกุลเงิน บางบัญชีอาจมีการกำหนด Currency เพิ่มเติม ตามการใช้งานขององค์กร

ตัวอย่างรหัสบัญชีหลังสร้าง

เมื่อกรอกข้อมูล และบันทึกรหัสบัญชีเรียบร้อยแล้ว บัญชีดังกล่าวจะสามารถนำไปใช้ ใน Process ที่เกี่ยวข้อง ตามประเภทและการตั้งค่าที่กำหนดไว้

ผังบัญชีกับ Odoo / MDERP ปัจจุบัน

หลักการของ Chart of Accounts ยังคงมีความสำคัญในระบบ ERP ปัจจุบัน แต่ชื่อเมนู ชื่อฟิลด์ และวิธีการตั้งค่า อาจเปลี่ยนไปตาม Version และ Module Accounting ที่ใช้งาน

ดังนั้นหากองค์กรกำลังใช้ Odoo หรือ MDERP รุ่นใหม่ ไม่ควรยึดหน้าจอจากบทความเก่า แบบหนึ่งต่อหนึ่ง แต่ควรนำหลักการมาใช้ แล้วตรวจสอบ Configuration ของ Version ปัจจุบันอีกครั้ง

MDERP เป็นระบบ ERP ที่ MDSoft พัฒนาและต่อยอด เพื่อรองรับการใช้งานขององค์กร รวมถึงงานบัญชี ภาษี เอกสาร และ Workflow ตาม Scope ของแต่ละโครงการ

สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ ระบบ MDERP สำหรับบริหารจัดการธุรกิจ

วิดีโอสอนสร้างผังบัญชี

สำหรับผู้ที่ต้องการดูขั้นตอนการสร้าง และใช้งาน Chart of Accounts จากหน้าจอระบบจริง สามารถดูวิดีโอประกอบด้านล่าง

สรุปการสร้าง Chart of Accounts

ผังบัญชีเป็นส่วนสำคัญของระบบบัญชีและ ERP เพราะเป็นโครงสร้างที่กำหนดว่า รายการธุรกิจแต่ละประเภท จะถูกบันทึก จัดกลุ่ม และนำไปใช้ในรายงานอย่างไร

ก่อนสร้างบัญชีใหม่ ควรกำหนดให้ชัดเจนว่า บัญชีนั้นอยู่ในหมวดใด ต้องใช้เป็น Parent หรือ Child Account หรือไม่ เกี่ยวข้องกับภาษีหรือการ Reconcile หรือไม่ และจะถูกนำไปใช้จาก Process ใดใน ERP

สำหรับองค์กรที่กำลังออกแบบ หรือปรับ Chart of Accounts ควรทำร่วมกันระหว่าง ฝ่ายบัญชี ผู้ใช้งานระบบ และทีม ERP เพื่อให้โครงสร้างบัญชี รองรับทั้งงานบัญชี และ Business Process จริง

บทความที่เกี่ยวข้อง

• ผังบัญชีคืออะไร? Chart of Accounts ในระบบ ERP
• Odoo คืออะไร? ระบบ ERP ทำอะไรได้บ้าง
• ระบบ MDERP สำหรับธุรกิจ
• Odoo Service และบริการ MDERP

Odoo Service / MDERP ระบบ MDERP