ผังบัญชีคืออะไร? Chart of Accounts ในระบบ ERP, Odoo และ MDERP

ผังบัญชี หรือ Chart of Accounts เป็นโครงสร้างสำคัญของระบบบัญชีที่ใช้กำหนดรายชื่อบัญชีและรหัสบัญชี สำหรับบันทึกรายการทางการเงินของกิจการ โดยบัญชีต่าง ๆ จะถูกจัดเป็นหมวดหมู่ เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของหรือทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย

เมื่อระบบบัญชีถูกนำมาใช้งานร่วมกับ ERP, Odoo หรือ MDERP ผังบัญชีจะมีบทบาทเป็นโครงสร้างพื้นฐาน ที่เชื่อมโยงรายการจากงานขาย จัดซื้อ คลังสินค้า ค่าใช้จ่าย และกระบวนการทางธุรกิจอื่น เข้าสู่การบันทึกบัญชีอย่างเป็นระบบ

ผังบัญชีคืออะไร?

ผังบัญชี หรือ Chart of Accounts คือรายการบัญชีแยกประเภททั้งหมดที่กิจการกำหนดไว้ เพื่อใช้สำหรับการบันทึกและจัดหมวดหมู่รายการทางบัญชี

บัญชีแต่ละรายการจะมีอย่างน้อย ชื่อบัญชี รหัสบัญชี และประเภทหรือหมวดบัญชี เพื่อช่วยให้สามารถระบุได้ว่า รายการนั้นเกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ หรือค่าใช้จ่าย

ตัวอย่างบัญชีที่พบได้ทั่วไป เช่น

• เงินสด
• เงินฝากธนาคาร
• ลูกหนี้การค้า
• สินค้าคงเหลือ
• เจ้าหนี้การค้า
• ทุน
• รายได้จากการขาย
• รายได้จากบริการ
• ต้นทุนขาย
• ค่าใช้จ่ายสำนักงาน

ผังบัญชีจึงเปรียบเสมือนแผนที่ของระบบบัญชี ที่ช่วยให้นักบัญชีและระบบ ERP ทราบว่ารายการทางธุรกิจแต่ละประเภท ควรถูกบันทึกไปยังบัญชีใด

ผังบัญชีมีความสำคัญอย่างไร?

การออกแบบผังบัญชีที่เหมาะสม ช่วยให้ธุรกิจสามารถบันทึก ตรวจสอบ และวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินได้ง่ายขึ้น

1. ช่วยจัดหมวดหมู่ข้อมูลทางบัญชี

บัญชีที่เกี่ยวข้องกันจะถูกจัดอยู่ในหมวดเดียวกัน ทำให้ค้นหาและตรวจสอบข้อมูลได้สะดวก

2. ช่วยลดความสับสนในการบันทึกรายการ

เมื่อมีรหัสและชื่อบัญชีที่ชัดเจน ผู้ใช้งานสามารถเลือกรหัสบัญชี ที่ตรงกับรายการได้ง่ายขึ้น

3. ช่วยในการจัดทำรายงานทางการเงิน

การแยกหมวดบัญชีอย่างเป็นระบบ ช่วยให้ระบบสามารถนำข้อมูล ไปจัดทำงบและรายงานที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น ตามการตั้งค่าและรูปแบบบัญชีของกิจการ

4. ช่วยให้ ERP ทำงานอัตโนมัติได้

ในระบบ ERP กระบวนการจากฝ่ายขาย จัดซื้อ คลังสินค้า และส่วนอื่น สามารถเชื่อมโยงไปยังบัญชีที่กำหนดไว้ ใน Chart of Accounts

เมื่อกำหนด Mapping อย่างถูกต้อง ระบบสามารถช่วยลดการบันทึกข้อมูลซ้ำ และช่วยให้รายการจากระบบงาน ถูกส่งต่อไปยังส่วนบัญชีได้เป็นระบบมากขึ้น

การกำหนดรหัสบัญชี

กิจการมักกำหนด รหัสบัญชี หรือ Account Code ให้กับบัญชีแต่ละรายการ เพื่อให้สามารถค้นหา จัดเรียง และอ้างอิงได้ง่าย

ตัวเลขหลักแรก มักใช้เพื่อแสดงหมวดบัญชีหลัก จากนั้นจึงเพิ่มตัวเลขในหลักถัดไป เพื่อแบ่งเป็นหมวดย่อย และบัญชีรายละเอียด

ตัวอย่างเช่น

• 1 หมวดสินทรัพย์
• 11 สินทรัพย์หมุนเวียน
• 1101 เงินสด
• 1102 เงินฝากธนาคาร
• 1201 ลูกหนี้การค้า

จำนวนหลักของรหัสบัญชี ไม่จำเป็นต้องเหมือนกันทุกองค์กร ธุรกิจขนาดเล็กอาจใช้รหัสไม่กี่หลัก ขณะที่องค์กรขนาดใหญ่ อาจต้องใช้โครงสร้างรหัสที่ละเอียดกว่า เพื่อรองรับหลายแผนก หลายสาขา หรือการวิเคราะห์ข้อมูลหลายมิติ

ผังบัญชี 5 หมวดหลัก

ในรูปแบบพื้นฐาน ผังบัญชีสามารถแบ่งออกเป็น 5 หมวดหลัก เพื่อช่วยจัดโครงสร้างบัญชีให้เข้าใจง่าย

1. หมวด 1 - สินทรัพย์ (Assets)
   เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ และสินทรัพย์ถาวร
2. หมวด 2 - หนี้สิน (Liabilities)
   เช่น เจ้าหนี้การค้า เงินกู้ หรือภาระผูกพันที่กิจการต้องชำระ
3. หมวด 3 - ส่วนของเจ้าของ / ทุน (Equity)
   ใช้สำหรับบัญชีทุน กำไรสะสม และรายการที่เกี่ยวข้องกับส่วนของเจ้าของ
4. หมวด 4 - รายได้ (Revenue)
   เช่น รายได้จากการขายสินค้า รายได้จากบริการ หรือรายได้ประเภทอื่น
5. หมวด 5 - ค่าใช้จ่าย (Expenses)
   เช่น เงินเดือน ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

ตัวอย่างโครงสร้างผังบัญชี

เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น ตัวอย่างโครงสร้าง Chart of Accounts อาจกำหนดได้ดังนี้

ตัวอย่างนี้เป็นเพียงโครงสร้างเพื่อให้เข้าใจหลักการ การกำหนดรหัสจริงควรออกแบบ ให้สอดคล้องกับกิจกรรม รูปแบบบัญชี และการรายงานของแต่ละองค์กร

ผังบัญชีในระบบ ERP

เมื่อใช้ระบบ ERP ผังบัญชีไม่ได้ทำหน้าที่เพียงเก็บรายชื่อบัญชีเท่านั้น แต่ยังเป็นส่วนที่เชื่อมโยงกับกระบวนการธุรกิจอื่น

ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการขายสินค้า ข้อมูลจากระบบ Sales อาจเชื่อมโยงกับบัญชีรายได้ ลูกหนี้ ภาษี หรือบัญชีอื่นที่เกี่ยวข้อง ตามการตั้งค่าของระบบ

ในฝั่งจัดซื้อ รายการจาก Purchase หรือ Vendor Bill สามารถเชื่อมต่อกับ บัญชีเจ้าหนี้ ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ หรือบัญชีที่กำหนดไว้

ส่วนระบบคลังสินค้า อาจเชื่อมโยงกับ สินค้าคงเหลือ ต้นทุน และรายการบัญชีที่เกี่ยวข้อง ขึ้นอยู่กับรูปแบบการบันทึกบัญชี และการตั้งค่าขององค์กร

การออกแบบ Chart of Accounts จึงควรทำควบคู่กับการออกแบบ Workflow และ Accounting Configuration ของระบบ ERP

ผังบัญชีกับ Odoo / MDERP

Odoo และ MDERP สามารถนำ Chart of Accounts มาใช้เป็นโครงสร้างหลัก สำหรับระบบบัญชี และเชื่อมโยงกับ Module อื่น ภายใน ERP

ตัวอย่าง Module ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่

• Sales
• Purchase
• Inventory
• Accounting
• Manufacturing
• POS

MDSoft พัฒนาและต่อยอด MDERP บนแนวทาง Odoo Community พร้อม Module และความสามารถเพิ่มเติม สำหรับการใช้งานของธุรกิจ รวมถึงงานบัญชี ภาษี เอกสาร Workflow และรายงานตาม Scope ของแต่ละองค์กร

การตั้งค่าผังบัญชีใน ERP จึงไม่ควรมองเพียงชื่อบัญชี แต่ควรพิจารณาด้วยว่า บัญชีแต่ละรายการ จะถูกใช้งานจาก Process ใด และต้องเชื่อมต่อไปยังรายงานใดบ้าง

ข้อควรพิจารณาก่อนออกแบบผังบัญชี

ก่อนสร้างหรือปรับ Chart of Accounts ควรพิจารณาความต้องการขององค์กร ทั้งในปัจจุบันและอนาคต

• จำนวนบริษัทและสาขาที่ต้องใช้งาน
• ประเภทธุรกิจ เช่น ซื้อขาย บริการ หรือผลิต
• รูปแบบรายงานที่ฝ่ายบัญชี และผู้บริหารต้องใช้
• การแยกรายได้ และค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท
• การเชื่อมต่อกับ Sales, Purchase, Inventory และ Manufacturing
• การ Import ข้อมูล หรือ Migration จากระบบบัญชีเดิม
• ความต้องการด้านภาษี และเอกสารของธุรกิจ
• การขยายธุรกิจ หรือเพิ่มสาขาในอนาคต

หากออกแบบผังบัญชีละเอียดเกินไป อาจทำให้ผู้ใช้งานเลือกบัญชียาก แต่หากกำหนดกว้างเกินไป ก็อาจไม่สามารถนำข้อมูล ไปวิเคราะห์ได้ตามที่ต้องการ

ดังนั้นควรออกแบบ ให้สมดุลระหว่าง ความละเอียดของข้อมูล กับความสะดวกในการใช้งานจริง

สรุป Chart of Accounts ในระบบ ERP

ผังบัญชี หรือ Chart of Accounts เป็นโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญของระบบบัญชี ใช้สำหรับกำหนดรายชื่อ รหัส และประเภทของบัญชี ที่องค์กรใช้ในการบันทึกรายการทางการเงิน

สำหรับระบบ ERP ผังบัญชียังมีหน้าที่เชื่อมโยง กระบวนการจากฝ่ายขาย จัดซื้อ คลังสินค้า การผลิต และส่วนงานอื่น เข้าสู่ระบบบัญชี

การออกแบบผังบัญชีที่ดี จึงควรพิจารณาทั้งมุมของฝ่ายบัญชี มุมของกระบวนการธุรกิจ และมุมของระบบ ERP ควบคู่กัน

บทความที่เกี่ยวข้อง

• การพัฒนาระบบ ERP สำหรับธุรกิจ
• Odoo คืออะไร? ระบบ ERP ทำอะไรได้บ้าง
• Odoo Service และบริการ MDERP

บทความโดย : บริษัท เอ็ม.ดี.ซอฟต์ จำกัด

บริการ Odoo / MDERP บริการ Implementation ERP