คุณสมบัติเครื่องบันทึกการเก็บเงิน (POS) ที่สรรพากรยอมรับ
หลักเกณฑ์และข้อกำหนดของเครื่องบันทึกการเก็บเงินสำหรับออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ
เครื่องบันทึกการเก็บเงินที่ใช้ในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ ต้องมีคุณสมบัติและความสามารถตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด เพื่อให้การออกเอกสารภาษีและการบันทึกรายการขายสินค้าหรือการให้บริการเป็นไปอย่างถูกต้อง โดยมีข้อกำหนดครอบคลุมประเภทของเครื่อง การพิมพ์ใบกำกับภาษีอย่างย่อ การบันทึกรายการประจำวัน การแสดงรหัสประจำเครื่อง และการจัดทำรายงานสรุปยอดขายประจำวัน ซึ่งมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
เครื่องบันทึกการเก็บเงินจะต้องมีคุณสมบัติดังนี้
- เครื่องบันทึกการเก็บเงิน เครื่องชนิดไฟฟ้า ECR (Electronic Cash Register) ที่จัดเก็บโปรแกรมการขายไว้ในหน่วยความจำถาวรเป็นหลัก หรือเครื่องชนิดคอมพิวเตอร์ที่สามารถจัดเก็บและควบคุมโปรแกรมการขายสินค้าหรือการให้บริการได้ตามเงื่อนไขที่กำหนด
- การพิมพ์เอกสารและบันทึกรายการประจำวัน ต้องสามารถพิมพ์ใบกำกับภาษีอย่างย่อให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการได้ และต้องมีระบบบันทึกรายการประจำวัน (Daily Transaction Journal) บนกระดาษม้วนต่อเนื่อง โดยอาจใช้กระดาษสำเนาซ้อนหรือสำเนาใบกำกับภาษีเป็นหลักฐานได้ตามเงื่อนไขที่กำหนด
- การออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ ต้องสามารถแสดงรายการตามมาตรา 86/6 แห่งประมวลรัษฎากร และระบุข้อความ “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” หรือข้อความภาษาอังกฤษที่กำหนด ได้แก่ “TAX INV(ABB)” หรือ “TAX INVOICE(ABB)” ตามความสามารถของเครื่อง
- การบันทึกรหัสประจำเครื่อง ต้องสามารถบันทึกเลขรหัสประจำเครื่องที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดไว้ในใบกำกับภาษีอย่างย่อและสำเนาใบกำกับภาษี รวมถึงบันทึกรหัสในตำแหน่งที่กำหนดของกระดาษม้วนต่อเนื่อง เพื่อให้สามารถใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบได้ หากเครื่องไม่สามารถบันทึกรหัสในตำแหน่งปกติได้ ต้องปฏิบัติตามวิธีการสำรองที่ประกาศกำหนด
- การออกรายงานสรุปยอดขายประจำวัน เครื่องบันทึกการเก็บเงินแต่ละเครื่องต้องสามารถออกรายงานสรุปการขายสินค้าหรือการให้บริการประจำวันได้ เพื่อใช้ตรวจสอบและเป็นหลักฐานประกอบการดำเนินงานด้านภาษี
เพิ่มเติม เครื่องบันทึกการเก็บเงินชนิดไฟฟ้าหรือชนิดคอมพิวเตอร์ ตามข้อ 1 จะใช้บันทึกการเก็บเงินโดยตัวเองโดยไม่ต้องต่อเชื่อม หรือจะใช้ต่อเชื่อมเข้ากับระบบคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นเป็นระบบ POSS (Point of Sale System) ก็ได้
สรุป
จากหลักเกณฑ์ดังกล่าว ผู้ประกอบการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องบันทึกการเก็บเงินที่นำมาใช้งานมีคุณสมบัติครบถ้วนตามที่กรมสรรพากรกำหนด ทั้งในด้านการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ การจัดเก็บข้อมูลการขาย การบันทึกรหัสประจำเครื่อง และการออกรายงานสรุปยอดขายประจำวัน เพื่อให้สามารถใช้เอกสารและข้อมูลจากเครื่องเป็นหลักฐานประกอบการดำเนินงานด้านภาษีได้อย่างเหมาะสม ทั้งนี้ ควรตรวจสอบหลักเกณฑ์และประกาศที่เกี่ยวข้องซึ่งมีผลใช้บังคับในปัจจุบันก่อนนำเครื่องไปใช้งานจริง